Is het je ook wel eens overkomen? Dat je op hangende pootjes contact met je klant opnam en zo ongeveer zei: “Ja sorry ik ben per ongeluk vergeten om je een factuur te sturen?” Of was jij wellicht zelf die klant en had een leverancier voor jou een gelijksoortig bericht? Het leek ons interessant om eens verklaringen te zoeken waarom dat dit voorkomt, maar vooral ook wat dit voor de klantrelatie betekent.
Te druk
Een belangrijke oorzaak voor het fenomeen ‘vergeten factuur’ is te druk zijn. Je ziet het bijvoorbeeld soms terug bij startende ondernemers die al hun tijd en energie besteden om nieuwe klanten te werven. Na een drukke, vermoeiende dag en lang onderweg geweest te zijn wordt de administratie simpelweg vergeten. Bovendien, hoe kleiner je bedrijf is, hoe waarschijnlijker je zelf je eigen facturen maakt. Financiële middelen voor een administratieve medewerker heb je niet, zeker niet als je…
Je begrijpt waarschijnlijk wel wat we willen zeggen.
Geen vaste tijd ingepland
“Oeps vergeten”, komt ook voor omdat er geen vast moment in de agenda voor is gereserveerd. De tip is om dat wel te doen; maak er tijd voor vrij. Bij voorkeur niet één, maar een aantal momenten per maand. Het zorgt voor een betere liquiditeitspositie, waardoor je zelf ook je eigen rekeningen kunt betalen. Het niet inplannen van een vast moment komt ook voor in situaties waarbij het orderverloop sterk fluctueert. Als voorbeeld: De ene maand wel omzet en de andere maand nauwelijks. Dat mis je eerder een vast ritme om te factureren.
Onduidelijke posten
Tot slot nog een derde reden. Wat was er ook alweer afgesproken? Mocht ik nu wel of niet reistijd en kilometers in rekening brengen, hoe zat het ook alweer met de afleverings- of logistieke kosten? Op het moment dat er onduidelijkheid bestaat, dan is dat vaak een reden dat het maken van de factuur nog even blijf liggen. En dat ‘even’ kan dan langer gaan duren…
Wat betekent “Oeps vergeten” voor de klantrelatie?
Allereerst zal het voor de klant een onaangename verrassing zijn. Niemand wil plotseling geconfronteerd worden met rekeningen vanuit het verleden. Er zijn nog twee mogelijke gevolgen: In sommige gevallen, afhankelijk van de grootte van het bedrag, zal de klant om een betalingsregeling vragen. Maar het ergste scenario is dat de klant niet vergevingsgezind is en het helaas de laatste keer was dat je aan hem of haar mocht leveren.
Klanten behouden, rust in je hoofd en grip op je facturen?
Dat kan! We helpen je graag om geen enkele factuur meer te vergeten. Neem hier contact met ons op, we leggen het graag aan je uit.
