(online) boekhouden voor starters

Starten met je boekhouding

Wat veel startende ondernemers tegenhoud zich in te schrijven bij de KVK is de boekhouding. De boekhouding is een verplichting elk kwartaal, ingewikkeld en de belastingdienst blijft scary… Je kunt ervoor kiezen om je boekhouding zelf te doen, of de boekhouding (deels) uit te besteden.
Het voordeel van uitbesteden is dat een boekhouder goed op de hoogte is van de regels en regelingen waar je gebruik van kunt maken zoals de startersaftrek. Maar een boekhouder kost je natuurlijk direct geld, terwijl je misschien nog niet zoveel verdiend. Het is daarom aan te raden zoveel mogelijk zelf te doen, zo leer je de financiën van je bedrijf goed kennen en ben je goedkoper uit bij je boekhouding.

Hoe moet je administratie eruit zien?

Je boekhouding of administratie moet voldoen aan een aantal eisen die zijn vastgesteld door de belastingdienst. Je hebt een verplichting om de volgende onderdelen in je boekhouding te hebben, en zeven (!) jaar te bewaren. Verplicht in je boekhouding zijn in elk geval:

Facturen van je werkzaamheden of producten
Bonnen van opgegeven kosten
Bankafschriften
Urenregistratie
Bankafschriften

Hoe doe je je administratie zelf?

Om de administratie zelf te kunnen doen is een online boekhoudprogramma echt aan te raden. Het klinkt een beetje als preken voor eigen parochie maar ik zou willen dat ik een online boekhoudtool had toen ik zelf startte. Met een online boekhoudtool kun je direct je facturen maken en worden deze bewaard in een duidelijk overzicht. Los van dat dit makkelijker is voor je eigen overzicht is het ook direct voor je boekhouding ideaal, je kwartaal overzicht voor de aangifte is zo al een groot deel klaar.

Tip: is je bedrijf klein en hoef je weinig btw te betalen? Dan kun je bij de belastingdienst aanvragen om 1 keer per jaar je belastingaangifte te mogen doen. Let wel op dat je je boekhouding regelmatig blijft bijhouden.

Bonnetjes, bonnetjes, bonnetjes

Je bonnetjes zijn goud! Zakelijke kosten kunnen aftrekken (btw terug krijgen) kan snel oplopen, dus zorg ervoor dat je al je bonnetjes goed bewaard. Veel bonnetjes raken kwijt, worden vergeten etc. Dit is echt zonde. Zorg er dus voor dat je een goed systeem krijgt in je bonnen, fotografeer ze direct en mail ze naar jezelf of als je gebruik maakt van een online boekhoudprogramma: scan ze direct digitaal in en zet ze in je boekhouding. Je kunt er ook voor kiezen om bijvoorbeeld eens per week alle bonnetjes uit je portemonnee te halen en te digitaliseren. Een bonnetje moet echter wel aan een aantal eisen voldoen:

De datum van aankoop moet op de bon staan
De naam van de winkel of verkoper moet op de bon staan
Het gekochte product moet zijn vermeld
Het BTW bedrag moet vermeld staan op de bon

Let op: pinbonnetjes gelden niet als bon, dit is enkel een bewijs van betaling en kan in principe gewoon weg als je de normale bon bewaard hebt.

Tip: Soms zijn de bedragen zo klein, bijvoorbeeld even een koffie bij het cafe op de hoek, dat je je moet afvragen of het niet meer moeite kost om deze bon in je boekhouding te verwerken. Als het bedrag heel klein is kun je overwegen om die bonnen te laten zitten.