Met passie en precisie navigeer je als zzp’er dagelijks door de prachtig wereld van ondernemerschap Of niet altijd? Waarschijnlijk is niet alles rozengeur en maneschijn. Zo zal lang niet iedereen passie voor zijn of haar belastingzaken hebben. Toch is het cruciaal om te weten wat de Belastingdienst van je verwacht: hier is precisie nodig om succesvol te zijn en te blijven. Daarom leek het ons waardevol om eens te verduidelijken op welke manier je de Belastingdienst tevreden kunt houden:
Centraliseer al je belangrijke documenten en gegevens
Elke ZZP’er moet een duidelijk en nauwkeurig overzicht hebben van bepaalde financiële informatie. Denk daarbij aan facturen en bonnen, bankafschriften, kilometer- en urenregistraties, contracten en overeenkomsten en nog veel meer. Zorg ervoor dat je dit soort documenten op een goed vindbare, bij voorkeur centrale plek hebt opgeslagen. ‘Een goed begin is het halve werk’, is wat hierbij past.
Zorg voor een gedetailleerde administratie
Dat betekent dat je al je inkomsten en uitgaven bijhoudt. Probeer daarin zo secuur mogelijk te zijn. Stel dat je een freelance grafisch ontwerper bent, registreer dan elke uitgaande factuur en binnenkomende kostenposten, zoals softwarelicenties, de aanschaf van specifieke grafische assets, kantoorhuur en nog veel meer.
Voldoe aan de wettelijke eisen van een factuur
Bij het opstellen van een factuur is het belangrijk om aan alle wettelijke vereisten te voldoen. Dit omvat het vermelden van zowel jouw naam en adres als die van je klant, het toepassen van een uniek factuurnummer voor elke factuur, en het duidelijk noteren van de factuurdatum. Ook moeten je facturen een logische nummering kennen. Daarnaast is het belangrijk om een gedetailleerde beschrijving te geven van de geleverde goederen of diensten, inclusief de hoeveelheid, de aard, en de datum van levering of dienstverlening. Het btw-tarief en het totale btw-bedrag moeten ook worden gespecificeerd, naast het totaalbedrag exclusief btw, om een helder en transparant financieel overzicht te waarborgen.
Wees op tijd
Net als jij heeft ook de Belastingdienst een hekel aan te laat betalen. Zorg er daarom voor dat je op de hoogte bent van de deadline voor je omzetbelasting. Na de afronding van elk kwartaal mag je tot het einde van de opvolgende maand je omzetbelasting doen. Dus als voorbeeld het eerste kwartaal (januari t/m maart) maximaal op 30 april. Hou ook de deadline voor je omzetbelasting in de gaten, hou rekening dat iemand je er wellicht bij moet helpen en het ook in zijn/haar agenda moet passen. Tot slot de tip om de data in je agenda te markeren om geen deadlines te missen.
Bewaar je administratie
De Belastingdienst vereist dat je als ZZP’er je administratie ten minste zeven jaar bewaart. Deze termijn, bekend als de fiscale bewaarplicht, omvat een breed scala aan documenten, waaronder facturen (zowel ontvangen als verzonden), bankafschriften, correspondentie, voorraad- en loonadministratie.
Hou privé- en zakelijke uitgaven gescheiden
Al eerder schreven we 10 tips op voor de ongestructureerde zzp’er in deze blog. Lees nog eens tip 2 door en zorg ervoor dat je één of meerdere separate zakelijke rekeningen hebt.
Kortom, door proactief te zijn in je financiële administratie en de aanbevelingen in deze blog te volgen, kun je je belastingzaken efficiënt en correct afhandelen. Dit geeft je meer tijd en ruimte om te focussen op wat echt belangrijk is: het laten groeien van je bedrijf en het volgen van je passie als ZZP’er. Natuurlijk hou je extra grip en controle door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma.
