Helpcentrum — Boekhouden & btw
Kosten en bonnetjes verwerken
Inkoopfacturen en bonnetjes toevoegen, laten uitlezen met OCR en op de juiste kostenpost boeken.
Een bonnetje of inkoopfactuur toevoegen
- Ga naar Kosten en kies 'Nieuwe kostenpost'.
- Upload de pdf of foto, of maak in de mobiele app direct een foto van het bonnetje.
- Controleer wat is uitgelezen: leverancier, datum, bedrag en btw.
- Kies de kostencategorie en sla op.
De OCR leest bedragen en datums uit de meeste Nederlandse bonnen en facturen. Controleer altijd het btw-bedrag; bij vage of gekreukelde bonnen zit daar de meeste ruis.
De juiste categorie kiezen
- Kantoorkosten: abonnementen, software, kantoorartikelen.
- Reiskosten: openbaar vervoer, brandstof, parkeren.
- Representatie: zakelijke lunches en relatiegeschenken (deels aftrekbaar).
- Investeringen: aanschaf boven de grens voor afschrijving, zoals een laptop of machine.
Twijfel je over de categorie? Kies de meest logische en zet je vraag in het opmerkingenveld. Je accountant of wij kunnen het later nog aanpassen zonder dat je de bon opnieuw hoeft te uploaden.
Bewaarplicht
Je administratie moet zeven jaar bewaard blijven. Een digitale kopie is toegestaan zolang de bon volledig leesbaar is; het papieren exemplaar mag je daarna weggooien.
Veelgestelde vragen
- Mag ik een bonnetje van vorig jaar nog boeken?
- Boekhoudkundig wel, maar de btw haal je alleen terug in het tijdvak waarin de bon valt. Is die aangifte al gedaan, dan corrigeer je dat via een suppletie.
- Kan ik bonnen per e-mail insturen?
- Ja, je administratie heeft een eigen inbox-adres. Alles wat je daarnaartoe stuurt komt als concept-kostenpost binnen.
Verder lezen
Nog een vraag?
Stel hem in de chat rechtsonder, of mail support@invoicehippo.nl. Op werkdagen antwoorden we doorgaans binnen een paar uur.
Laatst bijgewerkt: 7 augustus 2026