Verwerkersovereenkomst

Begrippen als "persoonsgegevens", "verwerking", "betrokkene", "verwerkingsverantwoordelijke" en "verwerker" hebben de betekenis die daaraan wordt gegeven in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

De Verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van het leveren van de Dienst (online facturatie en boekhouding) en voor de duur van de overeenkomst. De aard van de verwerking betreft onder meer opslag, raadpleging, verzending, analyse en verwijdering.

De Verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke, waarvan deze overeenkomst en het gebruik van de Dienst de basis vormen, tenzij een wettelijke verplichting anders bepaalt. De Verwerkingsverantwoordelijke staat ervoor in dat de verwerking rechtmatig is.

De Verwerker verplicht de personen die toegang hebben tot de persoonsgegevens tot geheimhouding en verstrekt toegang uitsluitend voor zover dat nodig is voor het leveren van de Dienst.

De Verwerker treft passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, waaronder:

• versleuteling van gegevens tijdens transport (TLS);
• toegangsbeheer en authenticatie (waaronder tweefactorauthenticatie);
• logische scheiding van gegevens tussen klanten;
• back-ups en monitoring;
• beperking van toegang op basis van noodzaak (need-to-know).

De Verwerkingsverantwoordelijke geeft toestemming voor het inschakelen van de onderstaande subverwerkers. De Verwerker legt aan deze subverwerkers vergelijkbare verplichtingen op als in deze overeenkomst. Bij wijzigingen in subverwerkers wordt de Verwerkingsverantwoordelijke geïnformeerd en kan deze bezwaar maken.

• Mollie B.V.

  Nederland (EU)

  Doel

  Verwerken van betalingen (SEPA-incasso, iDEAL, kaart)

  Gegevens

  Naam, e-mail, IBAN/mandaat, transactie- en betaalgegevens

• GoCardless Ltd.

  Verenigd Koninkrijk

  Doel

  Open banking / PSD2 — inlezen banktransacties

  Gegevens

  Bankrekeninggegevens, rekeninghouder, transactiegegevens

• MailerSend

  Ierland (EU)

  Doel

  Verzenden van transactionele e-mail (testimonial-flow, contact auto-reply)

  Gegevens

  Naam, e-mailadres, inhoud van berichten, open/klik-gegevens

• Klippa App B.V.

  Nederland (EU)

  Doel

  OCR / herkennen van bonnen en facturen

  Gegevens

  Geüploade documenten en de daarin opgenomen gegevens

• Wasabi Technologies

  EU (Amsterdam)

  Doel

  Opslag van geüploade bestanden en documenten

  Gegevens

  Geüploade bestanden, bijlagen en documenten

• Kamer van Koophandel (KvK)

  Nederland (EU)

  Doel

  Opzoeken en verrijken van bedrijfsgegevens

  Gegevens

  Bedrijfsnaam, KvK-nummer, adres- en BTW-gegevens

• AI-dienstverleners*

  EU en Verenigde Staten

  Doel

  AI-ondersteunde categorisatie van banktransacties

  Gegevens

  Omschrijvingen en metadata van transacties

• Gleap Technologies GmbH

  Duitsland (EU)

  Doel

  Supportchat, feedback, bugmeldingen, helpdesk-artikelen en in-app berichten

  Gegevens

  Naam, e-mail, account-/bedrijfsgegevens, supportberichten, feedback- en bugmeldinggegevens

• Sentry

  Europese Unie (Frankfurt, Duitsland)

  Doel

  Foutmonitoring en het opsporen van storingen (alleen in de ingelogde applicatie; inactief op openbare pagina's)

  Gegevens

  Naam, e-mailadres, gebruikers- en bedrijfs-ID, licentiegegevens, technische foutgegevens en apparaat-/browserkenmerken. Bij een storing, een herhaald of zichtbaar mislukte handeling, of wanneer u zelf contact opneemt met support, wordt daarnaast een gemaskeerde schermopname van de voorafgaande seconden bewaard: ingevoerde tekst, bedragen en afbeeldingen zijn daarin onleesbaar gemaakt en de inhoud van netwerkverkeer wordt niet meegestuurd. Normaal gebruik wordt niet opgenomen. Alleen wanneer u een opname zelf start voor support wordt uw scherm doorlopend vastgelegd, zichtbaar en op elk moment te stoppen

• SigNoz

  EU

  Doel

  Telemetrie en monitoring van de applicatie

  Gegevens

  Technische gebruiks- en prestatiegegevens

• UpCloud

  EU

  Doel

  Hosting van de applicatie en database

  Gegevens

  Alle in de Dienst opgeslagen gegevens (at rest)

• Cloudflare

  Verenigde Staten (met passende waarborgen)

  Doel

  Bot-bescherming (Turnstile) op publieke formulieren

  Gegevens

  IP-adres, user-agent, browser- en gedragskenmerken

* Ter bescherming van bedrijfsvertrouwelijke implementatiedetails worden de door ons ingeschakelde AI-dienstverleners hier niet bij naam genoemd. Klanten kunnen de actuele, met naam gespecificeerde lijst opvragen via privacy@invoicehippo.nl. Bij wijziging van een AI-dienstverlener worden klanten geïnformeerd overeenkomstig deze overeenkomst.

De Verwerker verleent, voor zover redelijkerwijs mogelijk, medewerking aan verzoeken van betrokkenen (zoals inzage, correctie of verwijdering) en aan de verplichtingen van de Verwerkingsverantwoordelijke op grond van de AVG.

De Verwerker informeert de Verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging na het bekend worden van een inbreuk in verband met persoonsgegevens, en verstrekt de informatie die de Verwerkingsverantwoordelijke nodig heeft om aan zijn meldplicht te voldoen.

De Verwerker stelt op verzoek de informatie beschikbaar die nodig is om de naleving van deze overeenkomst aan te tonen en werkt mee aan audits, met inachtneming van redelijke voorwaarden ter bescherming van de beveiliging en de belangen van andere klanten.

Na beëindiging van de overeenkomst verwijdert de Verwerker de persoonsgegevens of geeft deze terug, naar keuze van de Verwerkingsverantwoordelijke, behoudens wettelijke bewaarplichten.

Voor zover persoonsgegevens worden verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte, gebeurt dit uitsluitend met passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Deze verwerkersovereenkomst geldt zolang de Verwerker persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke. De aansprakelijkheidsbepalingen uit de Algemene voorwaarden zijn van overeenkomstige toepassing.

Vragen over deze verwerkersovereenkomst of gegevensbescherming? Neem contact op via privacy@invoicehippo.nl.