Verwerkersovereenkomst
Laatst bijgewerkt: 22 juli 2026
Deze verwerkersovereenkomst maakt onderdeel uit van de overeenkomst tussen InvoiceHippo B.V. ("Verwerker"), statutair gevestigd te Rotterdam, KvK 98037595, correspondentieadres Keyenburg 17 A, 3085 KA Rotterdam, Nederland, en de Klant ("Verwerkingsverantwoordelijke"). Zij regelt de verwerking van persoonsgegevens die InvoiceHippo in opdracht van de Klant verwerkt bij het leveren van de Dienst.
1. Definities
Begrippen als "persoonsgegevens", "verwerking", "betrokkene", "verwerkingsverantwoordelijke" en "verwerker" hebben de betekenis die daaraan wordt gegeven in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).
2. Onderwerp en duur
De Verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van het leveren van de Dienst (online facturatie en boekhouding) en voor de duur van de overeenkomst. De aard van de verwerking betreft onder meer opslag, raadpleging, verzending, analyse en verwijdering.
3. Instructies en rol van partijen
De Verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke, waarvan deze overeenkomst en het gebruik van de Dienst de basis vormen, tenzij een wettelijke verplichting anders bepaalt. De Verwerkingsverantwoordelijke staat ervoor in dat de verwerking rechtmatig is.
4. Geheimhouding
De Verwerker verplicht de personen die toegang hebben tot de persoonsgegevens tot geheimhouding en verstrekt toegang uitsluitend voor zover dat nodig is voor het leveren van de Dienst.
5. Beveiligingsmaatregelen
De Verwerker treft passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, waaronder:
- versleuteling van gegevens tijdens transport (TLS);
- toegangsbeheer en authenticatie (waaronder tweefactorauthenticatie);
- logische scheiding van gegevens tussen klanten;
- back-ups en monitoring;
- beperking van toegang op basis van noodzaak (need-to-know).
6. Subverwerkers
De Verwerkingsverantwoordelijke geeft toestemming voor het inschakelen van de onderstaande subverwerkers. De Verwerker legt aan deze subverwerkers vergelijkbare verplichtingen op als in deze overeenkomst. Bij wijzigingen in subverwerkers wordt de Verwerkingsverantwoordelijke geïnformeerd en kan deze bezwaar maken.
| Subverwerker | Doel | Gegevens | Locatie |
|---|---|---|---|
| Mollie B.V. | Verwerken van betalingen (SEPA-incasso, iDEAL, kaart) | Naam, e-mail, IBAN/mandaat, transactie- en betaalgegevens | Nederland (EU) |
| GoCardless Ltd. | Open banking / PSD2 — inlezen banktransacties | Bankrekeninggegevens, rekeninghouder, transactiegegevens | Verenigd Koninkrijk |
| MailerSend | Verzenden van transactionele e-mail (testimonial-flow, contact auto-reply) | Naam, e-mailadres, inhoud van berichten, open/klik-gegevens | Ierland (EU) |
| Klippa App B.V. | OCR / herkennen van bonnen en facturen | Geüploade documenten en de daarin opgenomen gegevens | Nederland (EU) |
| Wasabi Technologies | Opslag van geüploade bestanden en documenten | Geüploade bestanden, bijlagen en documenten | EU (Amsterdam) |
| Kamer van Koophandel (KvK) | Opzoeken en verrijken van bedrijfsgegevens | Bedrijfsnaam, KvK-nummer, adres- en BTW-gegevens | Nederland (EU) |
| AI-dienstverleners* | AI-ondersteunde categorisatie van banktransacties | Omschrijvingen en metadata van transacties | EU en Verenigde Staten |
| Intercom | Klantenservice en in-app berichten | Naam, e-mail, account-/bedrijfsgegevens, supportberichten | Verenigde Staten |
| LiveSession | Session replay en productanalyse binnen de ingelogde applicatie (uitsluitend na inloggen; niet actief op openbare pagina's) | Geanonimiseerde interactiegegevens, IP-adres, user-agent, apparaat- en browserkenmerken, account-identifier | Verenigde Staten (met passende waarborgen) |
| SigNoz | Telemetrie en monitoring van de applicatie | Technische gebruiks- en prestatiegegevens | EU |
| UpCloud | Hosting van de applicatie en database | Alle in de Dienst opgeslagen gegevens (at rest) | EU |
| Cloudflare | Bot-bescherming (Turnstile) op publieke formulieren | IP-adres, user-agent, browser- en gedragskenmerken | Verenigde Staten (met passende waarborgen) |
* Ter bescherming van bedrijfsvertrouwelijke implementatiedetails worden de door ons ingeschakelde AI-dienstverleners hier niet bij naam genoemd. Klanten kunnen de actuele, met naam gespecificeerde lijst opvragen via privacy@invoicehippo.nl. Bij wijziging van een AI-dienstverlener worden klanten geïnformeerd overeenkomstig deze overeenkomst.
7. Rechten van betrokkenen
De Verwerker verleent, voor zover redelijkerwijs mogelijk, medewerking aan verzoeken van betrokkenen (zoals inzage, correctie of verwijdering) en aan de verplichtingen van de Verwerkingsverantwoordelijke op grond van de AVG.
8. Datalekken
De Verwerker informeert de Verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging na het bekend worden van een inbreuk in verband met persoonsgegevens, en verstrekt de informatie die de Verwerkingsverantwoordelijke nodig heeft om aan zijn meldplicht te voldoen.
9. Audits
De Verwerker stelt op verzoek de informatie beschikbaar die nodig is om de naleving van deze overeenkomst aan te tonen en werkt mee aan audits, met inachtneming van redelijke voorwaarden ter bescherming van de beveiliging en de belangen van andere klanten.
10. Teruggave en verwijdering
Na beëindiging van de overeenkomst verwijdert de Verwerker de persoonsgegevens of geeft deze terug, naar keuze van de Verwerkingsverantwoordelijke, behoudens wettelijke bewaarplichten.
11. Doorgifte buiten de EER
Voor zover persoonsgegevens worden verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte, gebeurt dit uitsluitend met passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.
12. Aansprakelijkheid en duur
Deze verwerkersovereenkomst geldt zolang de Verwerker persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke. De aansprakelijkheidsbepalingen uit de Algemene voorwaarden zijn van overeenkomstige toepassing.
13. Contact
Vragen over deze verwerkersovereenkomst of gegevensbescherming? Neem contact op via privacy@invoicehippo.nl.