Privacybeleid

Verantwoordelijke voor de verwerking is InvoiceHippo B.V., statutair gevestigd te Rotterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 98037595, correspondentieadres Keyenburg 17 A, 3085 KA Rotterdam, Nederland. Voor privacyvragen kunt u contact opnemen via privacy@invoicehippo.nl.

Afhankelijk van uw gebruik van de Dienst verwerken wij:

• Account- en contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer en (factuur)adres.
• Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, KvK-nummer, BTW-nummer en adresgegevens.
• Betaal- en bankgegevens: IBAN, mandaatgegevens en banktransacties die u inleest voor reconciliatie.
• Gegevens van uw relaties: gegevens van uw klanten en leveranciers die u in de Dienst invoert (zoals naam, adres, e-mail, IBAN).
• Administratieve gegevens: facturen, offertes, kosten, transacties en geüploade documenten (waaronder via OCR herkende gegevens).
• Technische gegevens: gebruiks-, log- en telemetriegegevens voor beveiliging en verbetering van de Dienst.

Wij verwerken persoonsgegevens om:

• de Dienst te leveren en uw account te beheren (uitvoering van de overeenkomst);
• betalingen en abonnementen af te handelen (uitvoering van de overeenkomst);
• te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals administratie- en bewaarplichten (wettelijke verplichting);
• de Dienst te beveiligen, te onderhouden en te verbeteren (gerechtvaardigd belang);
• u te ondersteunen en te informeren over de Dienst (gerechtvaardigd belang of toestemming).

Wij schakelen externe dienstverleners (subverwerkers) in om de Dienst te kunnen leveren, waaronder partijen voor betalingen, bankkoppelingen, e-mailverzending, documentherkenning, opslag, bedrijfsgegevens, AI-ondersteuning, klantenservice, foutmonitoring, webstatistieken, telemetrie en hosting. Een overzicht van deze partijen, met doel en gegevenscategorieën, vindt u in onze Verwerkersovereenkomst. Wij verstrekken gegevens niet aan andere derden, tenzij dit wettelijk verplicht is.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de genoemde doeleinden of zolang wettelijke bewaartermijnen dit vereisen (zoals de fiscale bewaarplicht). Ongebruikte bestanden en verwijderde gegevens worden volgens onze procedures opgeruimd.

Sommige subverwerkers kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. In dat geval zorgen wij voor passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen, waaronder versleuteling tijdens transport, toegangsbeheer, tweefactorauthenticatie en monitoring.

Om ons registratieformulier en andere publieke formulieren te beschermen tegen misbruik door geautomatiseerde bots, maken wij gebruik van Cloudflare Turnstile in de onzichtbare modus. Turnstile draait op de achtergrond zonder puzzels of afvinkvakjes en verzamelt beperkte technische signalen (zoals IP-adres, user-agent, browserkenmerken en gedragskenmerken) om te bepalen of u een mens bent. Deze verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang bij het voorkomen van fraude en misbruik. Meer informatie leest u in het Cloudflare Turnstile Privacy Addendum en het privacybeleid van Cloudflare.

U heeft het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens, en het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking. Ook kunt u een gegeven toestemming intrekken. Verzoeken kunt u richten aan privacy@invoicehippo.nl. Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Zonder uw toestemming gebruikt de Dienst uitsluitend cookies en vergelijkbare technieken (zoals localStorage) die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de Dienst — bijvoorbeeld voor inloggen, sessiebeveiliging en het onthouden van uw taalvoorkeur — en de functionele cookies van onze supportchat en feedback-tool (Gleap, EU). Accepteert u analytische cookies, dan gebruiken wij daarnaast Google Analytics 4 om te meten hoe onze openbare site wordt gebruikt; accepteert u marketingcookies, dan plaatsen wij ook cookies van Google Ads voor gepersonaliseerde advertenties. Beide zijn aparte keuzes en worden pas geplaatst nadat u toestemming heeft gegeven. Meer informatie, waaronder een overzicht per cookie, vindt u in ons Cookiebeleid.

Wij kunnen dit privacybeleid wijzigen. De meest actuele versie is altijd via de Dienst beschikbaar. De datum bovenaan deze pagina geeft aan wanneer het beleid voor het laatst is bijgewerkt.