Facturen opvolgen en betalingen registreren

Herinneringen automatisch laten versturen

Een herinneringscyclus stuurt tot drie opvolgende herinneringen nadat een factuur de vervaldatum heeft bereikt. Je stelt de cyclus in bij Instellingen, onder Cyclus Herinneringen.

1. Kies of de cyclus voor facturen of voor offertes geldt.
2. Geef de cyclus een naam, bijvoorbeeld 'Standaard facturen'.
3. Zet per stap aan of hij meedoet: eerste herinnering, tweede herinnering en laatste herinnering.
4. Vul per stap het aantal dagen in en kies de e-mailtemplate.
5. Zet 'gebruik als standaard' aan als nieuwe facturen deze cyclus moeten krijgen.

De eerste stap telt vanaf de vervaldatum, de tweede en derde tellen vanaf de vorige herinnering. Per stap kun je jezelf een kopie laten sturen. Voor facturen kies je uit de templates Standaard, Herinnering, Aanmaning, Laatste Aanmaning en Aankondiging Incasso Procedure.

Wat de statussen betekenen

• Wachten op betaling: de factuur is verstuurd en de vervaldatum is nog niet bereikt.
• Verlopen, herinnering: de eerste stap van de cyclus is verstuurd.
• Verlopen, aanmaning: de tweede stap is verstuurd.
• Verlopen, aankondiging incasso: de laatste stap is verstuurd.
• Betaald: het openstaande bedrag is nul.

Een betaling registreren

Betaalt een klant buiten een bankkoppeling om, dan leg je de betaling zelf vast. Kies 'betaling registreren' bij de factuur.

1. Laat de schakelaar 'volledige (rest)betaling registreren' aan staan voor het hele openstaande bedrag.
2. Zet de schakelaar uit als het om een deelbetaling gaat, en vul zelf het bedrag in.
3. Kies de betaaldatum.
4. Kies de rekening waarop het geld binnenkwam.

Bij een volledige betaling staat het bedrag al ingevuld en kun je het niet aanpassen. Bij een deelbetaling blijft het restant openstaan, zodat je later een tweede betaling kunt vastleggen.

Geregistreerde betalingen terugzien

Op de factuur staat een tabblad Betalingen met alle vastgelegde betalingen: de betaaldatum, de betaalmethode, het bedrag en of de betaling uit een bankmutatie komt. Kwam hij uit de bank, dan klik je door naar die mutatie.

Een verkeerd ingevoerde betaling verwijder je met het prullenbakje op die regel. Het bedrag komt dan weer openstaan.

Veelgestelde vragen

Kan ik de opvolging voor één factuur uitzetten?

Ja. Open de extra opties van die factuur en zet 'opvolgingsherinneringen via e-mail notificatie deactiveren' aan. Je blijft de status volgen, maar er gaat geen herinnering meer uit. Handig bij een klant met wie je een betalingsregeling hebt afgesproken.

Kan ik een herinnering handmatig versturen?

Ja. Gebruik 'verstuur e-mail' bij de factuur en kies de gewenste template. De cyclus loopt daarnaast gewoon door.

Waarom kan ik het bedrag niet aanpassen bij het registreren van een betaling?

De schakelaar voor een volledige betaling staat aan. Zet die uit, dan kun je zelf een lager bedrag invullen voor een deelbetaling.