Overstappen naar AI-boekhouding: checklist

Overstappen naar AI-boekhouding begint met een leesbaar archief en kloppende openingssaldi. Kies een startdatum, voorkom dubbele banktransacties en test AI-voorstellen met betalingen die je zelf herkent. Keur een voorstel pas goed als het document, de boeking en de uitleg overeenkomen.

Je wilt als zzp’er minder betalingen handmatig uitzoeken. Maar een nieuw pakket lost een ontbrekende bon of een verkeerd beginsaldo niet vanzelf op. Deze checklist scheidt de overdracht van je administratie van het testen van AI. Zo weet je waar een verschil ontstaat.

De overstapchecklist in het kort

1. Kies een overstapdatum en verdeel het werk.
2. Exporteer je administratie en controleer het archief.
3. Controleer importmogelijkheden en openingssaldi.
4. Sluit de bank aan zonder dubbele transacties.
5. Test AI-voorstellen met herkenbare betalingen.
6. Bereken pakketkosten en creditverbruik.
7. Controleer de eerste periode voordat je opzegt.

Nog geen pakket gekozen? Gebruik eerst de controles uit boekhoudprogramma met AI kiezen. Hieronder gaat het om de overdracht nadat je weet wat je wilt testen.

1. Kies een overstapdatum en verdeel het werk

Kies een duidelijke startdatum. Spreek af wie oude boekingen afrondt, wie de nieuwe administratie inricht en waar je de aangifte voorbereidt.

Een maandgrens kan overzichtelijk zijn, omdat je oude en nieuwe werkzaamheden dan makkelijk scheidt. Het is geen verplicht overstapmoment. Belangrijker is dat je niet dezelfde factuur of bankbetaling in twee administraties als nieuwe boeking verwerkt.

2. Exporteer je administratie en controleer het archief

Bewaar rapportages, facturen, bonnen, bankbestanden en ingediende aangiftes uit je oude pakket. Open enkele bestanden om te controleren dat de export leesbaar en compleet is.

• Bewaar de balans, winst-en-verliesrekening en overzichten van openstaande facturen.
• Download verkoopfacturen, inkoopfacturen en bonnen, inclusief eventuele bijlagen.
• Bewaar de bankbestanden en aangiftes die bij de oude administratie horen.
• Neem klant- en leveranciersgegevens mee voor zover je nieuwe pakket ze kan importeren.

Een map met bestandsnamen is nog geen gecontroleerd archief. Open een factuur, zoek de bijbehorende betaling op en controleer of je een rapport kunt lezen zonder toegang tot het oude pakket. Vraag vooraf welke exports beschikbaar blijven na opzegging.

3. Controleer importmogelijkheden en openingssaldi

Controleer welke gegevens je nieuwe pakket kan overnemen. Vergelijk bank-, klant- en leverancierssaldi op dezelfde peildatum met je oude administratie en laat verschillen uitzoeken.

Maak onderscheid tussen gegevens die je kunt importeren en documenten die je alleen in je archief bewaart. Een bankbestand importeren betekent niet dat je ook alle historische boekingen, bijlagen en relaties overneemt. Vraag bij twijfel om bevestiging voor het bestandstype dat jij daadwerkelijk hebt.

Vergelijk op één peildatum

Stel dat je bank op de overstapdatum € 4.250 aangeeft. Dan moet het openingssaldo voor die rekening hetzelfde bedrag weergeven. Staat er € 4.100, dan zoek je eerst het verschil van € 150 uit. Voeg niet zomaar een correctie toe om de bedragen gelijk te maken.

Controleer ook de openstaande klantfactuur van € 800 uit het vorige voorbeeld. Zonder die post kan een latere betaling verkeerd worden verwerkt. De gids boekhouding opzetten als zzp’er helpt je om de basis van de nieuwe administratie langs te lopen.

4. Sluit de bank aan zonder dubbele transacties

Leg vast vanaf welke datum je banktransacties importeert. Controleer het eerste bankbestand of de eerste gekoppelde transacties op overlap met eerder verwerkte betalingen.

In InvoiceHippo kun je een bankkoppeling gebruiken of bankbestanden importeren in CSV-, MT940- of CAMT-formaat. Controleer vooraf of jouw bank wordt ondersteund en welke periode je bestand bevat. Bewaar de gekozen startdatum bij je overstapnotities.

Heb je betalingen van oktober al in de oude administratie verwerkt? Neem die dan niet ongemerkt opnieuw mee als nieuwe transacties. Vergelijk datum, bedrag en omschrijving van de eerste geïmporteerde regels met je oude overzicht. Controleer hoe het pakket met overlap omgaat; ga niet uit van automatische herkenning.

5. Test AI-voorstellen met herkenbare betalingen

Test een klantbetaling, een leveranciersbetaling, een betaling zonder bon en een privébetaling. Controleer bij elk voorstel het document, de rekening, de btw-behandeling en de uitleg voordat je het goedkeurt.

Begin met een kleine selectie uit je eigen administratie, niet alleen met voorbeeldgegevens. Een abonnement met een duidelijke factuur is nuttig, maar een betaling met weinig informatie laat beter zien waar de grenzen liggen. Noteer wat je moest aanpassen en welke onderbouwing ontbreekt.

• Klantbetaling van € 800: wordt de juiste openstaande factuur voorgesteld, zonder een tweede verkoopboeking?
• Leveranciersbetaling van € 363: sluiten bedrag en leverancier aan op de bijbehorende inkoopfactuur? Controleer de btw-behandeling met dat document.
• Betaling van € 49 zonder bon: is duidelijk welke informatie ontbreekt? Accepteer geen kostenboeking alleen omdat het bedrag herkenbaar lijkt.
• Privébetaling van € 120: controleer of deze niet ten onrechte als zakelijke kosten wordt voorgesteld.

Slim Boekhouden met AI stelt boekingen voor met uitleg. Jij beslist of je het voorstel accepteert, aanpast of afwijst. Een afgeronde analyse kan ook aangeven dat er onvoldoende betrouwbare informatie is. Dat is een reden om het document erbij te zoeken, niet om de controle over te slaan.

Lees AI-boekingsvoorstellen controleren voor meer situaties waarin je de bron en de voorgestelde boeking naast elkaar legt.

6. Bereken pakketkosten en creditverbruik

Tel de prijs van het basispakket, AI-toegang en eventuele extra credits bij elkaar op. Houd AI-credits en documentscans apart en vergelijk je verwachte gebruik met de inbegrepen tegoeden.

Bij maandbetaling kost Ondernemer Starter € 12,50 en de add-on Slim Boekhouden met AI € 35,00 per maand. Samen is dat € 47,50 per maand, exclusief btw, vóór eventuele extra bundels. De add-on bevat 150 AI-credits per maand en staat boven op het basispakket; het is geen zelfstandige boekhoudlicentie.

Bij Alles-in-1 Pakket van € 45,00 per maand, exclusief btw, is AI-toegang inbegrepen met 25 AI-credits per maand. Vergelijk dus niet alleen de prijs, maar ook de functies en het aantal analyses dat je nodig hebt.

Een voorstel bekijken is geen nieuwe analyse

Eén succesvol afgeronde AI-analyse van een banktransactie verbruikt één AI-credit. Een bestaand voorstel bekijken, accepteren, aanpassen, afwijzen of negeren kost geen extra AI-credit. Een nieuwe heranalyse telt opnieuw als die succesvol wordt afgerond; mislukte analyses kosten geen credits.

Als je 40 banktransacties elk één keer succesvol laat analyseren, verbruik je 40 AI-credits. Niet iedere banktransactie hoeft een AI-analyse te krijgen. Bepaal tijdens je proef welke betalingen je met AI wilt beoordelen en welke je zelf verwerkt.

Documentscans voor herkenning van bonnen en facturen hebben een apart tegoed. Tel die niet bij je AI-credits op. In wat AI-boekhouding kost staat de prijsopbouw verder uitgewerkt; de actuele pakketten staan op de prijzenpagina.

7. Controleer de eerste periode voordat je opzegt

Vergelijk het banksaldo en de openstaande posten met je bronnen. Bespreek onverklaarde verschillen met je boekhouder en zeg je oude pakket pas op als de overdracht en het archief gecontroleerd zijn.

Loop de eerste periode van begin tot eind door. Kloppen de bankstand en openstaande facturen? Kun je vanuit een boeking het juiste document terugvinden? Is afgesproken waar je de aangifte voorbereidt als de periode deels in het oude pakket staat? Laat een onverklaard verschil niet liggen tot de aangifte.

Dit is algemene uitleg over het overstappen van je administratie, geen fiscaal advies. Raadpleeg je boekhouder of de Belastingdienst voor vragen over jouw aangifte.

Wil je de checklist met je eigen betalingen doorlopen? Probeer InvoiceHippo 30 dagen en controleer eerst de proefresultaten voordat je je oude pakket opzegt.