Gratis boekhoudprogramma: wat krijg je (niet)?

Een gratis boekhoudprogramma kan genoeg zijn als je administratie klein en eenvoudig is. Controleer wel wat gratis betekent: hoeveel facturen en boekingen je mag verwerken, of de bankkoppeling en btw-functies inbegrepen zijn en of je al je gegevens kunt exporteren.

Gratis is geen functie. Een pakket van € 0 kan prima passen bij vijf facturen per maand, weinig kosten en handmatige bankinvoer. Hetzelfde pakket kan duur uitvallen als je iedere week regels moet overtypen of na een jaar niet eenvoudig kunt overstappen.

Wat krijg je bij een gratis boekhoudprogramma?

Dat verschilt per programma. Kijk daarom niet alleen naar de aanmeldpagina, maar naar de taken die je iedere maand uitvoert. Een bruikbare gratis versie laat je in elk geval de basis testen zonder dat je eerst je hele administratie hoeft te verplaatsen.

• Facturen maken. Controleer het aantal facturen, eigen huisstijl, herinneringen en creditfacturen.
• Kosten vastleggen. Kijk of je bonnen en inkoopfacturen kunt uploaden en of een documentscan apart wordt afgerekend.
• Een eenvoudig overzicht. Omzet, openstaande facturen en kosten horen terug te vinden te zijn zonder losse rekenbladen.
• Gegevens bewaren en exporteren. Test of je facturen, boekingen en originele documenten in een bruikbaar formaat kunt downloaden.

Wat krijg je niet bij een gratis boekhoudprogramma?

Een gratis pakket hoeft niet beperkt te zijn op dezelfde onderdelen als een ander pakket. Toch zijn er vijf punten die je altijd apart moet controleren. De productnaam zegt daar weinig over.

Een automatische bankkoppeling

Handmatig een bankbestand importeren is iets anders dan transacties automatisch ophalen. Bij weinig mutaties is importeren werkbaar. Krijg je dagelijks betalingen, dan wordt het verschil snel merkbaar. Lees hoe beide werkwijzen verschillen in bankkoppelingen voor zzp.

Btw-aangifte en controles

Een omzetoverzicht is nog geen volledig btw-overzicht. Controleer of je btw-codes kunt corrigeren, uitzonderingen zichtbaar blijven en je de aangifte vanuit het programma kunt voorbereiden. Probeer dit met een normale maand, niet met één voorbeeldfactuur.

Ruimte om te groeien

Een limiet van tien facturen lijkt ruim als je net begint. Bij twaalf facturen moet je echter betalen, werk buiten het programma bewaren of wachten op een nieuwe maand. Noteer daarom niet alleen je huidige gebruik, maar ook wat een drukke maand vraagt.

Samenwerken en ondersteuning

Een tweede gebruiker, toegang voor je boekhouder of hulp bij een fout kan buiten het gratis pakket vallen. Dat is niet automatisch een probleem. Het moet alleen vooraf duidelijk zijn, zodat je niet tijdens een btw-periode ontdekt dat de gewenste hulp ontbreekt.

Een volledige export

Je administratie moet niet alleen in het programma leesbaar zijn. Download tijdens je test een lijst met klanten, verkoopfacturen, kosten, bankregels en originele documenten. Open de bestanden ook daadwerkelijk. Een knop met “exporteren” bewijst nog niet dat alle gegevens meegaan.

Wanneer kost gratis alsnog geld?

De werkelijke prijs bestaat uit abonnement plus handwerk. Stel dat je door ontbrekende bankimport iedere maand twee uur gegevens overneemt. Bij een eigen rekentarief van € 40 per uur behandel je dat als € 80 aan tijd. Dat is geen fiscale aftrekpost of garantie op besparing, maar een eenvoudige vergelijking voor je keuze.

Neem ook overstapwerk mee. Klanten opnieuw invoeren, documenten los downloaden en beginstanden herstellen kost tijd. Wie verwacht snel te groeien, kan beter vroeg testen of het gratis pakket zonder breuk kan meegroeien.

Hoe beoordeel je een gratis boekhoudprogramma?

Gebruik een volledige maand uit je eigen bedrijf. Zo test je niet alleen de mooie eerste factuur, maar ook correcties, bankregels en de gegevens die je later nodig hebt.

1. Tel je normale maand. Noteer facturen, kosten, bankregels, documenten en het aantal mensen dat toegang nodig heeft.
2. Markeer gratis en betaald. Controleer per taak de limiet en kijk of een koppeling, scan of export een apart product is.
3. Verwerk uitzonderingen. Maak een creditfactuur, boek een afwijkende betaling en herstel bewust een fout. De uitleg over een creditfactuur maken helpt bij die test.
4. Maak het btw-overzicht. Kijk of de bedragen herleidbaar zijn en of je een verkeerde code kunt corrigeren voordat je iets indient.
5. Test de uitgang. Download klanten, facturen, boekingen en documenten. Controleer of een boekhouder of ander pakket met de bestanden verder kan.
6. Reken het alternatief door. Vergelijk het extra handwerk en de betaalde uitbreidingen met de vaste prijs van een pakket dat je hele maand dekt.

Gratis proberen is iets anders dan gratis blijven

Een blijvend gratis pakket heeft doorgaans vaste grenzen. Een proefperiode geeft tijdelijk toegang tot een uitgebreider pakket, zodat je de volledige werkwijze beoordeelt voordat je betaalt. Controleer bij beide wanneer de gratis toegang eindigt en wat er daarna met je gegevens gebeurt.

Bij InvoiceHippo duurt de gewone proefperiode dertig dagen. Je kunt de bankkoppeling gebruiken en krijgt vijftig eenmalige AI-credits om boekingsvoorstellen te testen. Die proefcredits worden niet maandelijks vernieuwd en gaan niet mee naar een betaald abonnement.

Wat kost InvoiceHippo na de proefperiode?

Ondernemer Starter kost € 12,50 per maand exclusief btw. Groeiend Bedrijf kost € 22,50 en het Alles-in-1 Pakket € 45 per maand. De pakketten verschillen in limieten, gebruikers, documentscans en extra functies. Vergelijk daarom op je werkelijke maand in plaats van alleen op de laagste prijs.

Verwacht je meer dan een eenvoudige administratie, gebruik dan ook de bredere keuzehulp boekhoudsoftware kiezen voor zzp. Daar vergelijk je ook samenwerking, koppelingen en doorgroei.

Ons standpunt: gratis moet vooraf duidelijk begrensd zijn

Wij vinden dat je vóór het invoeren van je administratie moet kunnen zien waar gratis stopt. Limieten, betaalde koppelingen en exportvoorwaarden horen niet pas zichtbaar te worden wanneer je al gegevens hebt ingevoerd.

Kies daarom niet automatisch voor € 0 of voor het pakket met de meeste functies. Kies de werkwijze die een volledige maand aankan, je gegevens laat meenemen en geen onverwacht handwerk veroorzaakt. Dat is de eerlijkste vergelijking.

Dit is algemene uitleg, geen fiscaal advies. Raadpleeg je boekhouder of de Belastingdienst voor je eigen situatie. Prijzen en proefvoorwaarden zijn gecontroleerd op 5 oktober 2026 en kunnen wijzigen.