Creditfactuur maken: wanneer en hoe

Een creditfactuur is een factuur met een negatief bedrag waarmee je een eerder verstuurde factuur helemaal of gedeeltelijk terugdraait. Je maakt hem zodra de originele factuur de deur uit is: die pas je niet meer aan. De creditfactuur krijgt een eigen nummer en verwijst naar het nummer en de datum van de factuur die je corrigeert.

In de praktijk komt het vaker voor dan je zou willen. Een tarief dat nog van vorig jaar was, een opdracht die halverwege stopte, of een factuur die naar de verkeerde vestiging ging. Hieronder staat per situatie of een creditfactuur de juiste route is, en hoe je hem opstelt.

Wanneer maak je een creditfactuur

• Verkeerd bedrag of verkeerd btw-tarief. Je hebt 9% gerekend waar 21% hoort, of je uurtarief stond te laag. Crediteer de hele factuur en stuur een nieuwe met de juiste bedragen.
• Verkeerde klantgegevens. Een fout btw-nummer of een verkeerde tenaamstelling maakt de factuur onbruikbaar voor de klant. Ook dan: crediteren en opnieuw sturen.
• Een deel van de opdracht ging niet door. Je hebt tien uur gefactureerd, er zijn acht uur besteed. Crediteer alleen die twee uur.
• Korting of coulance achteraf. Je besluit na een klacht een deel niet te rekenen. Leg dat vast in een creditfactuur, niet in een losse afspraak per mail.
• Retour van geleverde producten. De klant stuurt goede terug, jij crediteert die regels.

Wanneer juist niet

Is de factuur nog een concept en dus nooit verstuurd? Dan pas je hem gewoon aan. Ook een spelfout in de omschrijving of een verkeerd adres in de aanhef vraagt niet automatisch om een creditfactuur; de bedragen en de btw zijn wat telt. En een factuur die de klant niet betaalt is geen credit-situatie: dat is een openstaande vordering, en die volg je op met aanmaningen.

Wat er op een creditfactuur moet staan

Een creditfactuur is juridisch gewoon een factuur. Alle verplichte gegevens komen erop terug, plus twee dingen die specifiek zijn voor een creditering:

1. Het woord creditfactuur als titel boven het document, zodat er geen twijfel is over de richting van het bedrag.
2. Een eigen uniek factuurnummer uit je doorlopende reeks, of uit een aparte creditreeks zoals CRED-2026-0003.
3. De verwijzing naar de originele factuur: nummer én datum. Bijvoorbeeld: creditering van factuur 2026-0042 van 4 augustus 2026.
4. De reden in één regel. Een controleur en je klant moeten zonder navraag begrijpen wat er gebeurd is.
5. Negatieve bedragen met hetzelfde btw-tarief als op de originele factuur. Stond er 21% op, dan crediteer je ook tegen 21%.

Een deel crediteren

Bij een deelcreditering neem je alleen de regels over die niet kloppen. De rest van de factuur blijft staan en hoeft niet opnieuw verstuurd te worden.

Had de klant de originele factuur al betaald, dan maak je € 217,80 terug of verrekent het met een volgende factuur. Zet die keuze op de creditfactuur, zodat je klant weet wat hij kan verwachten. Hoe een correcte factuur regel voor regel is opgebouwd staat in onze voorbeeldfactuur.

De btw rechtzetten

De btw op een creditfactuur verwerk je in het tijdvak waarin je de creditfactuur verstuurt, niet in het tijdvak van de originele factuur. Je trekt het gecrediteerde btw-bedrag af van de btw die je over dat kwartaal moet afdragen. Een eerdere aangifte die op dat moment juist was, hoef je daarvoor niet te herzien.

Let op de omgekeerde kant: de klant moet de btw die hij al had teruggevraagd ook corrigeren. Daarom is een creditfactuur zonder duidelijke verwijzing lastig — dan kan zijn boekhouder de correctie niet koppelen. Meer over het ritme van aangeven en corrigeren lees je in btw-aangifte online doen, en de volledige lijst met verplichte gegevens staat in wat er verplicht op je factuur moet.

Nummering en administratie

Twee fouten komen steeds terug: de originele factuur alsnog aanpassen, en het oude nummer hergebruiken voor de creditfactuur. Beide breken de controleerbaarheid van je reeks. Na een creditering staan er drie documenten in je administratie — originele factuur, creditfactuur, nieuwe factuur — die samen op het juiste bedrag uitkomen. Welke nummerreeksen mogen en wat je doet bij een gat in de reeks staat in factuurnummering: welke volgorde mag wel en niet.

Zo doe je het in InvoiceHippo

Bij een verstuurde factuur kies je de optie om te crediteren. De creditfactuur neemt de klantgegevens en de factuurregels over, zet de bedragen op negatief en legt de verwijzing naar het originele factuurnummer automatisch vast. Wil je maar een deel terugdraaien, dan haal je de regels weg die blijven staan of pas je het aantal aan. Het nieuwe nummer komt uit je eigen reeks, dus je hoeft nooit zelf te bedenken welk nummer vrij is. Wat er nog meer bij het factureren komt kijken zie je op de pagina over factureren.

Het openstaande bedrag van de klant wordt meteen bijgewerkt, zodat je debiteurenoverzicht en je btw-overzicht kloppen zonder handmatige correctie.

Dit is algemene uitleg, geen fiscaal advies. Raadpleeg je boekhouder of de Belastingdienst voor je eigen situatie.