Factuurnummering: welke volgorde mag wel en niet

Je factuurnummers moeten uniek zijn en in een logische, doorlopende reeks staan. Hoe die reeks eruitziet mag je zelf bepalen: 2026-0001, F1001 of INV-08-0042 zijn allemaal goed, zolang je er niet halverwege van afwijkt en geen nummer twee keer gebruikt.

Bij de meeste controles gaat het niet over de vorm van je nummer, maar over de vraag of de reeks klopt. Ontbreekt er een nummer? Zit er een dubbele in? Dan wordt er doorgevraagd. Hieronder staat per situatie wat mag en wat je beter niet doet.

Wat mag wel

Deze opzetten kom je in de praktijk het meeste tegen en ze zijn alle drie toegestaan:

• Jaartal plus volgnummer. 2026-0001, 2026-0002, 2026-0003. Op 1 januari begin je weer bij 0001, met een nieuw jaartal ervoor. Dit is de meest gebruikte opzet en meteen leesbaar voor je klant en je accountant.
• Eén doorlopende reeks zonder jaartal. 1001, 1002, 1003, jaar na jaar door. Handig als je weinig facturen per jaar stuurt en niet wil dat klanten zien hoeveel dat er zijn.
• Meerdere reeksen met een prefix. F-2026-0014 voor facturen, CRED-2026-0003 voor creditfacturen, ABO-2026-0021 voor abonnementen. Elke reeks loopt zelf netjes door en nummers blijven uniek.

Beginnen bij een hoger nummer mag ook. Start je met 1001 in plaats van 1, dan is dat geen probleem: de eis gaat over de volgorde vanaf dat punt, niet over het startgetal.

Wat mag niet

1. Twee facturen met hetzelfde nummer. Dit is de klassieker: een klant vraagt om een aanpassing, je past het bestand aan en stuurt het opnieuw onder hetzelfde nummer. Nu bestaan er twee versies van één factuurnummer, met verschillende bedragen.
2. Willekeurige nummers zonder reeks. Een datum als nummer (18082026) of een klantnaam met een cijfer erachter geeft geen controleerbare volgorde.
3. Nummers terugdraaien. Na 2026-0042 nog een factuur met 2026-0039 versturen omdat je die vergeten was, kan niet. Gebruik het volgende vrije nummer en zet er eventueel een opmerking bij over de periode waarop de factuur betrekking heeft.
4. Een nummer opnieuw uitgeven. Ook een volledig gecrediteerde factuur houdt haar nummer. Het nummer verdwijnt niet uit je administratie.
5. Halverwege het jaar van opzet wisselen. Van 0043 naar INV-2026-044 springen zonder toelichting maakt de reeks onnavolgbaar. Wissel op 1 januari en leg vast wat het laatste nummer van de oude reeks was.

Een gat in de nummering: hoe erg is het?

Een ontbrekend nummer is geen overtreding, maar wel een vraag die je moet kunnen beantwoorden. Meestal is de oorzaak onschuldig: een concept dat je hebt weggegooid, een factuur die je hebt aangemaakt voor een opdracht die niet doorging, of een testfactuur uit je eerste week.

Los het op door het te documenteren, niet door het nummer opnieuw te gebruiken. Zet in een los overzicht bij je administratie: “nummer 2026-0017 niet gebruikt, concept geannuleerd op 12 maart”. Dat is genoeg om de reeks uit te leggen.

Fout in een verzonden factuur

Trek de originele factuur in met een creditfactuur met een eigen nummer, met een verwijzing naar het foute factuurnummer. Stuur daarna een nieuwe factuur met het volgende vrije nummer. Je administratie laat dan drie documenten zien die samen op het juiste bedrag uitkomen — precies wat een controleur wil zien. Hoe een correcte factuur eruitziet staat in onze voorbeeldfactuur.

Nummering en je btw-aangifte

Je btw-aangifte draait op de facturen in een periode. Ontbreekt er een nummer of zit er een dubbele in, dan sluit je omzet niet aan op je administratie en klopt je aangifte niet. Loop daarom voor elke aangifte de reeks één keer na: laatste nummer van vorig kwartaal, eerste nummer van dit kwartaal, en of er niets tussen zit. Meer over dat ritme lees je in btw-aangifte online doen, en de volledige lijst met verplichte factuurgegevens staat in wat er verplicht op je factuur moet.

Laat je software het nummer bepalen

Bijna alle nummerfouten ontstaan in handwerk: een sjabloon in Word kopiëren, het nummer vergeten aan te passen, of twee mensen die tegelijk een factuur maken. Software die het volgende nummer zelf toekent, sluit die fouten uit. In InvoiceHippo stel je je opzet en startnummer één keer in, waarna elke factuur, creditfactuur en herhaalfactuur automatisch het volgende nummer in de juiste reeks krijgt.

Ben je net begonnen of stap je halverwege het jaar over? Zet je startnummer dan op het eerstvolgende vrije nummer uit je oude administratie, zodat de reeks doorloopt in plaats van opnieuw begint. Hoe je de rest van je administratie inricht staat in je boekhouding opzetten als zzp'er.