Factuur maken als zzp'er: alle verplichtingen

Je hebt een klus geklaard en nu mag je factureren. Maar een factuur is meer dan een betaalverzoek met een bedrag erop. De Belastingdienst stelt eisen aan wat er op staat. Ontbreekt er iets, dan kan een klant de betaling uitstellen of de btw-aangifte stroken niet.

Een goede factuur dekt je administratief af en helpt je om op tijd betaald te krijgen. In dit artikel zetten we de verplichte gegevens op een rij, geven we een voorbeeld dat je direct kunt gebruiken en bespreken we een paar veelgemaakte fouten.

De verplichte gegevens op een Nederlandse factuur

De volgende elementen moeten op elke factuur staan die je als zzp'er uitschrijft. De Belastingdienst controleert deze gegevens bij een boekenonderzoek.

• Jouw bedrijfsnaam en adres. Gebruik de naam waarmee je ingeschreven staat bij de KvK. Je correspondentieadres is voldoende.
• KvK-nummer. Vermeld het nummer uit je inschrijving bij de Kamer van Koophandel.
• Btw-nummer. Dit is verplicht als je btw-plichtig bent. Het bestaat uit de landcode NL, het btw-identificatienummer en de letter B gevolgd door twee cijfers.
• Factuurdatum. De datum waarop je de factuur uitschrijft. Deze valt vaak samen met de leverdatum.
• Factuurnummer. Een uniek nummer in een logische, opeenvolgende reeks. Een foute nummering maakt je administratie lastig te controleren.
• Naam en adres van de klant. Zorg dat de bedrijfsnaam klopt. Bij een eenmanszaak mag ook de naam van de eigenaar.
• Omschrijving van de dienst of het product. Wees specifiek. "Adviesuur juli 2026" is beter dan "consultancy".
• Bedrag exclusief btw en het btw-tarief. Per tarief geef je het bedrag excl. btw, het btw-bedrag en het totaal aan.
• Totaalbedrag. Het volledige factuurbedrag inclusief btw.
• Betaaltermijn en rekeningnummer. Geef aan wanneer je verwacht te worden betaald en op welke rekening.

Voorbeeldfactuur voor een zzp'er

Stel je hebt als zzp'er 16 uur gewerkt tegen een uurtarief van € 95. De factuur ziet er dan als volgt uit.

Let op: dit is een fictief voorbeeld. Het btw-nummer en KvK-nummer zijn niet echt. Pas de gegevens aan naar je eigen situatie.

Hoe bepaal je je uurtarief?

In het voorbeeld gebruiken we € 95 per uur. Dat is geen willekeurig bedrag. Het uurtarief moet genoeg opleveren om je kosten, belastingen en verlof te dekken. In ons artikel over uurtarief bepalen leggen we uit hoe je een tarief rekent dat voor jouw situatie klopt.

Wat als een klant niet betaalt?

Een correcte factuur helpt, maar biedt geen garantie. Soms betaalt een klant niet op tijd. Begin met een herinnering per e-mail. Na twee herinneringen kun je een aanmaning sturen. Blijft betaling uit, dan zijn er verdere stappen mogelijk, zoals een incassobureau of een procedure bij de rechtbank.

In InvoiceHippo zie je in één oogopslag welke facturen openstaan. Je kunt herinneringen en aanmaningen versturen zonder steeds hetzelfde bericht te typen.

Van factuur naar boekhouding

Een factuur is pas echt nuttig als hij in je administratie terechtkomt. Je bewaart je verzonden facturen minimaal zeven jaar. Dat kan digitaal. Koppel je bankrekening via PSD2, dan herkent InvoiceHippo automatisch welke betaling bij welke factuur hoort.

Ben je net begonnen? In ons stappenplan voor je boekhouding als zzp'er lees je hoe je de administratie opzet zonder te veel poespas.

Conclusie

Een factuur maken als zzp'er is niet ingewikkeld, maar er moeten wel voldoende gegevens op staan. Zorg voor een correcte nummering, vermeld je KvK- en btw-nummer, beschrijf de prestatie concreet en maak het de klant makkelijk om te betalen. Zo voorkom je discussie achteraf en houd je de administratie op orde.

Wil je het gemakkelijker? Met InvoiceHippo factureren maak je in een paar klikken een factuur die voldoet aan alle eisen. Wil je eerst zien hoe zo'n factuur eruitziet, bekijk dan een voorbeeldfactuur regel voor regel en hoe je je uren onderbouwt voor het urencriterium.