Factuur voorbeeld: met btw, verlegd of zonder btw

Een correcte factuur bevat tien vaste onderdelen: je bedrijfsgegevens, die van je klant, factuurnummer en -datum, een duidelijke omschrijving, de bedragen met en zonder btw en je betaalgegevens. Hieronder staat een voorbeeldfactuur met echte bedragen, regel voor regel toegelicht.

Gebruik het voorbeeld als controle voor je eigen factuur. Klopt er iets niet, dan kan een klant de betaling uitstellen of loopt je btw-aangifte vast. Wil je eerst weten waarom deze onderdelen verplicht zijn? Dat lees je in ons artikel over de verplichte gegevens op een factuur.

De voorbeeldfactuur

Lisa Jansen is grafisch vormgever. Ze heeft een huisstijl ontworpen voor een fietsenwinkel in Rotterdam. Haar factuur ziet er zo uit.

Dit is een fictief voorbeeld. De namen en nummers zijn verzonnen. Pas alles aan naar je eigen situatie.

Download het sjabloon (Word of Excel)

Wil je deze opbouw meteen gebruiken? Hieronder staan twee gratis sjablonen met dezelfde indeling als het voorbeeld hierboven. Ze bevatten alle verplichte gegevens; je hoeft alleen de velden tussen blokhaken in te vullen. Geen e-mailadres nodig.

Beide bestanden staan ook op de sjabloonpagina, samen met de volledige checklist van verplichte velden. Maak je ook offertes? Dan is er een offertesjabloon met dezelfde opbouw.

Twee dingen om zelf in de gaten te houden bij een sjabloon: de nummering loopt niet automatisch door, dus houd een eigen reeks bij, en je moet elke factuur zelf ergens bewaren voor de zevenjarige bewaarplicht. Sla ze per jaar in één map op, zodat je bij een controle niet hoeft te zoeken.

Regel voor regel uitgelegd

1. Bedrijfsgegevens. De naam zoals die bij de KvK staat, je adres, je KvK-nummer en je btw-nummer.
2. Klantgegevens. Naam en adres van de klant. Bij een eenmanszaak mag ook de naam van de eigenaar.
3. Factuurnummer. 2026-018 past in een reeks die bij 2026-001 begon. Nummer niet per klant opnieuw starten.
4. Factuurdatum. De dag waarop je de factuur uitschrijft.
5. Omschrijving per regel. "Ontwerp logo en huisstijl" zegt meer dan "diensten". Vermeld een aantal en tarief, of een vaste prijs.
6. Doorbelaste kosten. De drukproeven staan op een eigen regel. Zo ziet de klant waar het bedrag vandaan komt.
7. Subtotaal exclusief btw. De optelsom van alle regels: € 1.450,00 + € 84,50 = € 1.534,50.
8. Btw met tarief. 21% van € 1.534,50 is € 322,25. Rond af op hele centen.
9. Totaal inclusief btw. € 1.856,75. Dit is wat de klant betaalt.
10. Betaaltermijn en rekeningnummer. Veertien dagen is gebruikelijk. Hoe duidelijker, hoe sneller er betaald wordt.

Variant: btw verlegd

Werk je als onderaannemer in de bouw, dan reken je vaak géén btw. Die is verlegd naar je opdrachtgever. De factuur ziet er dan anders uit.

De vermelding "btw verlegd" is verplicht op zo'n factuur. Zonder die zin kan de Belastingdienst alsnog bij jou de btw heffen. Werk je niet in de bouw, dan komt verleggen zelden voor. Twijfel je, vraag het je boekhouder.

Variant: voorschotfactuur

Bij een langere opdracht vraag je vaak een deel vooruit. Zo'n voorschotfactuur is een gewone factuur: hij krijgt een eigen nummer, eigen datum en btw over het voorschotbedrag. Op de eindfactuur haal je het al betaalde voorschot er weer af.

Zet op de eindfactuur altijd het nummer van de voorschotfactuur erbij. Zo is voor jou, je klant en de Belastingdienst te volgen dat de btw één keer is afgedragen en niet dubbel.

Variant: factuur zonder btw (KOR)

Doe je mee aan de kleineondernemersregeling, dan reken je geen btw en mag je die ook niet op de factuur zetten. Wel verplicht: een regel die uitlegt waarom er geen btw staat.

Je btw-identificatienummer zet je er nog steeds op. En let op: btw die je zelf betaalt op inkopen kun je onder de KOR niet terugvragen. Wat dat betekent voor je marge staat in onze uitleg over de KOR.

Waar zzp'ers het vaakst op vastlopen

Als eenmanszaak factureer je onder je eigen KvK-inschrijving. Drie dingen die specifiek bij zzp'ers scheefgaan:

• Btw-id versus btw-nummer. Op je factuur zet je je btw-identificatienummer (het nummer dat op NL…B01 eindigt). Het omzetbelastingnummer met je BSN erin hoort daar niet op.
• Kleineondernemersregeling. Pas je de KOR toe, dan zet je geen btw op de factuur en vermeld je waarom. Meer daarover in onze uitleg over de KOR.
• Nummering per klant. Eén doorlopende reeks voor al je klanten, niet per klant opnieuw beginnen. Welke reeksen wel en niet mogen staat in factuurnummering: welke volgorde mag wel en niet.

Veelgemaakte fouten

• Een verkeerd of ontbrekend btw-nummer.
• Een omschrijving die te vaag is. "Advies" in plaats van "adviesuren website, juli 2026".
• Een factuurnummer dat niet in de reeks past, bijvoorbeeld een gat of een dubbel nummer.
• Geen betaaltermijn. Dat geeft discussie over de vervaldatum.

Van voorbeeld naar eigen factuur

Zelf hoeft het niet ingewikkeld te zijn. Met InvoiceHippo factureren vul je klant en regels in. De verplichte gegevens staan er dan automatisch op, de btw rekent het programma uit en de nummering loopt vanzelf door.

De btw die je op je facturen zet, geef je later weer af. Hoe dat werkt, lees je in ons artikel over btw-aangifte online.