Proformafactuur: wat het is en wanneer je hem gebruikt

Een proformafactuur ziet eruit als een factuur, maar is er geen. Er hoort geen btw-afdracht bij, je klant kan er geen btw mee terugvragen, en hij hoort niet in je factuurreeks. Het is een specificatie vooraf — niets meer.

Daarmee is het ook geen slappe aftreksel van een factuur: in een paar situaties is een proformafactuur precies het juiste document. Hieronder wanneer je hem gebruikt, wat erop hoort, en de twee fouten die het vaakst gemaakt worden.

Wat een proformafactuur wel en niet is

• Wel: een overzicht van wat je gaat leveren en wat dat kost, in factuurvorm, zodat je klant het intern kan verwerken of alvast kan betalen.
• Wel: een document voor de douane bij export, waarin de waarde van een zending staat voordat er is geleverd.
• Niet: een factuur voor de btw. Je neemt hem niet op in je btw-aangifte.
• Niet: een bewijsstuk waarmee je klant voorbelasting kan aftrekken. Daar is een echte factuur voor nodig.
• Niet: een opdrachtbevestiging. Wil je een akkoord van je klant vastleggen, gebruik dan een offerte met een acceptatieblok.

Proforma, offerte of factuur?

De drie documenten lijken op papier op elkaar. Het verschil zit in wat er juridisch en fiscaal uit volgt:

1. Offerte. Een aanbod dat je klant nog moet accepteren. Zolang dat niet gebeurd is, is er geen opdracht en geen bedrag verschuldigd.
2. Proformafactuur. Jullie zijn het al eens over wat er komt; dit is de specificatie in factuurvorm. Geen btw-gevolgen, geen plek in je factuurreeks.
3. Factuur. Het echte document: uniek nummer uit je reeks, btw verschuldigd, en je klant mag de btw terugvragen.

De twee fouten die het vaakst voorkomen

1. Een nummer uit je factuurreeks gebruiken

Zet je 2026-0087 op een proformafactuur, dan is dat nummer bezet door een document dat geen factuur is. Gaat de opdracht niet door, dan zit er een gat in je reeks dat je moet uitleggen. Gebruik een eigen aanduiding met een duidelijke prefix; hoe je je reeksen netjes houdt staat in factuurnummering.

2. Vergeten de echte factuur te sturen

Je klant betaalt op basis van de proformafactuur, het geld staat op je rekening en daarmee lijkt het klaar. Maar er is nog geen factuur, dus je omzet staat niet goed in je administratie en je klant kan de btw niet terugvragen. Bij een vooruitbetaling is de btw verschuldigd op het moment dat je de betaling ontvangt — maak de echte factuur dus meteen, niet pas bij oplevering.

Wat zet je op een proformafactuur?

• Het woord proformafactuur, groot en bovenaan.
• Je eigen gegevens, kvk-nummer en btw-nummer.
• Naam en adres van je klant.
• Een eigen nummer buiten je factuurreeks en de datum.
• De regels met omschrijving, aantal, tarief, bedrag exclusief btw en het te verwachten btw-bedrag.
• De geldigheidsduur en, bij vooruitbetaling, het gevraagde bedrag.
• Een regel dat dit document geen recht geeft op aftrek van voorbelasting.

Werk je voor buitenlandse klanten, dan heet dit document een pro forma invoice. De btw-vermelding die daarbij hoort staat in een factuur in het Engels maken.

Zo houd je het simpel

In de praktijk hebben de meeste zzp'ers en kleine bedrijven maar zelden een echte proformafactuur nodig. Vaak is een offerte met een heldere betaalafspraak genoeg, of een gewone factuur voor de eerste termijn. In InvoiceHippo maak je van een akkoord op een offerte in één stap een factuur, met het volgende nummer uit je reeks en de btw die erbij hoort — dan kun je de tussenstap meestal overslaan.

Moet je later toch iets terugdraaien, bijvoorbeeld omdat een vooruitbetaling niet doorgaat? Dan doe je dat met een creditfactuur, niet door de oorspronkelijke factuur aan te passen.