Factuur in het Engels: mag dat en wat zet je erop?

Een factuur in het Engels mag. De btw-regels bepalen welke gegevens op een factuur horen, niet in welke taal je die opschrijft. Zolang alles erop staat, is een Engelstalige factuur even geldig als een Nederlandse.

Wat vaker misgaat is niet de taal, maar de btw. Zodra je klant in het buitenland zit, verandert er iets aan het tarief en aan de tekst die op de factuur moet staan. Hieronder eerst de verplichte gegevens met hun Engelse term, daarna per situatie de juiste btw-behandeling.

De verplichte gegevens, met hun Engelse term

Dit zijn dezelfde gegevens als op een Nederlandse factuur. Alleen de woorden veranderen:

• Invoice — het woord factuur zelf, zodat meteen duidelijk is dat het geen offerte of herinnering is.
• Invoice number — je factuurnummer, uit je gewone doorlopende reeks. Je begint dus geen aparte reeks voor Engelse facturen.
• Invoice date en due date — factuurdatum en de datum waarop de betaling binnen moet zijn.
• VAT number — je btw-identificatienummer, dat begint met NL en eindigt op B01 of een ander volgnummer.
• Chamber of Commerce number — je kvk-nummer. “Company registration number” wordt ook begrepen.
• Description, quantity, unit price — omschrijving, aantal en tarief per regel.
• Subtotal, VAT 21%, total amount due — bedrag exclusief btw, het btw-bedrag per tarief en het totaal.
• Date of supply — de datum of periode waarin je het werk hebt geleverd, als die afwijkt van de factuurdatum.

Twijfel je of je iets vergeet? De volledige lijst staat in wat er verplicht op je factuur moet, en een uitgewerkt model vind je op onze sjabloonpagina.

Welke btw reken je?

Zakelijke klant in een ander EU-land

Heeft je klant een geldig btw-identificatienummer in een ander EU-land, dan reken je 0% btw en draagt je klant de btw in zijn eigen land af. Dat heet btw verlegd. Op de factuur zet je dan drie dingen: jouw btw-nummer, het btw-nummer van je klant, en de vermelding VAT reverse charged. Die tekst is verplicht — zonder die regel is je factuur niet compleet.

Controleer het btw-nummer van je klant altijd voordat je 0% rekent, via het Europese VIES-systeem. Blijkt het nummer ongeldig, dan draai je op voor de btw die je niet hebt gerekend. Je geeft de levering daarnaast op in je opgaaf intracommunautaire prestaties, naast je gewone btw-aangifte.

Zakelijke klant buiten de EU

Lever je een dienst aan een ondernemer buiten de EU, bijvoorbeeld in het Verenigd Koninkrijk of de Verenigde Staten, dan is de dienst in Nederland niet met btw belast. Je rekent 0% en vermeldt bijvoorbeeld VAT not applicable — services supplied outside the EU. Bij goederen die je exporteert geldt een vrijstelling, maar dan moet je met uitvoerdocumenten kunnen aantonen dat de goederen de EU echt hebben verlaten.

Particuliere klant in het buitenland

Bij particulieren blijft het meestal gewoon Nederlandse btw, ook als je in het Engels factureert. Voor digitale diensten en verkopen op afstand aan particulieren in de EU geldt een drempel van € 10.000 per kalenderjaar over al die landen samen. Kom je daarboven, dan reken je het btw-tarief van het land van je klant en meld je dat via het eenloketsysteem. Zit je daar in de buurt, leg het dan even naast je accountant.

Factureren in een andere valuta

Een factuur in dollars of ponden mag. Eén regel blijft staan: het btw-bedrag moet ook in euro's op de factuur, omgerekend tegen een toegestane wisselkoers van de factuurdatum. Reken je 0% omdat de btw verlegd is, dan speelt dat niet, maar het bedrag in je administratie is nog steeds in euro's.

1. Kies één valuta per factuur en meng geen bedragen op één document.
2. Vermeld de koers en de datum die je hebt gebruikt, zodat de omrekening navolgbaar blijft.
3. Boek koersverschillen bij betaling als apart bedrag, niet door je oorspronkelijke factuur aan te passen.

Praktische dingen die het verschil maken

• Zet je IBAN én BIC erop. Buitenlandse banken vragen er standaard om. Zonder BIC blijft een betaling soms dagen hangen.
• Schrijf de datum voluit. 08-09-2026 leest een Amerikaanse klant als 9 augustus. “8 September 2026” is voor iedereen duidelijk.
• Let op je decimaalteken. In het Engels is € 3,200.00 gebruikelijk, in het Nederlands € 3.200,00. Kies er één en houd die binnen de factuur aan.
• Noem de betaaltermijn in dagen. “Payment within 14 days” is concreter dan een losse vervaldatum, en scheelt discussie.

Twee talen zonder dubbel werk

Handmatig een Engelse versie naast je Nederlandse sjabloon bijhouden gaat een keer mis: een verkeerd nummer, een vergeten btw-vermelding of een oud tarief. In InvoiceHippo stel je per klant de taal van de factuur in en komt de juiste btw-vermelding automatisch mee, terwijl het factuurnummer uit je ene doorlopende reeks blijft komen. Welke talen we ondersteunen staat op de talenpagina.

Stuur je vaker naar hetzelfde land? Zet dan ook je factuurnummering en je betaalherinneringen in dezelfde taal, zodat een klant niet halverwege de opvolging in het Nederlands wordt aangesproken.