Btw-aangifte doen: stap voor stap per kwartaal

Btw-aangifte doen is per kwartaal dezelfde ronde: omzet per tarief optellen, voorbelasting eraf, saldo indienen en betalen. Het werk zit niet in het formulier — dat zijn een paar velden. Het zit in de administratie die eronder ligt.

De acht stappen

1. Controleer je verkoopfacturen

Begin bij de omzet. Staat elke factuur van het kwartaal in je administratie, met de juiste datum? Een factuur van 30 september hoort in het derde kwartaal, ook als die pas in oktober betaald is. Je draagt btw af over de factuurdatum, niet over de betaaldatum.

Loop ook je nummering na. Een gat in de reeks betekent bijna altijd een factuur die ergens anders is blijven hangen. Lees hoe dat werkt in factuurnummering: welke volgorde mag wel en niet.

2. Verwerk je kosten en bonnetjes

Elke bon die je nu niet verwerkt, is voorbelasting die je niet terugvraagt. Voor de aftrek heb je een geldige factuur nodig: naam van de leverancier, btw-nummer, bedrag exclusief btw, het btw-bedrag en het tarief. Een pinbon zonder btw-specificatie is niet genoeg.

Twee dingen die vaak fout gaan. Btw op eten en drinken in een horecagelegenheid trek je niet af — die kosten zijn wél deels aftrekbaar voor de winst, en dat is iets anders. Zie zakelijk etentje en lunch: wat is aftrekbaar. En bij gemengd gebruik, zoals een telefoon die je ook privé gebruikt, trek je alleen het zakelijke deel af.

3. Letter je bank af

Je bankmutaties naast je facturen leggen is de goedkoopste controle die er is. Een betaling zonder factuur betekent een ontbrekende bon. Een factuur zonder betaling betekent een openstaande post — die draag je wel af, want de btw volgt de factuurdatum.

4. Tel de omzet per tarief op

Splits je omzet naar tarief: 21 procent, 9 procent, 0 procent en btw verlegd. Verkoop je aan particulieren in andere EU-landen, dan kan een buitenlands tarief van toepassing zijn.

Het algemene tarief is 21 procent, het verlaagde tarief 9 procent. Voor welke goederen en diensten het verlaagde tarief geldt, staat op de site van de Belastingdienst — die lijst verandert af en toe.

5. Bepaal je voorbelasting (rubriek 5b)

Rubriek 5b is de btw die je zelf hebt betaald en terugvraagt. Optellen van alle btw-bedragen op je inkoopfacturen, met de correcties voor privégebruik en niet-aftrekbare posten erin verwerkt.

Praktijkvoorbeeld. Je factureert in een kwartaal €18.000 exclusief btw tegen 21 procent, dus €3.780 btw. Je zakelijke kosten waren €4.200 exclusief btw met €882 btw erop. Van die €882 is €60 btw op horeca-uitgaven — die valt af. Je voorbelasting is dan €822 en je draagt €2.958 af.

6. Doe je icp-aangifte als dat nodig is

Lever je goederen of diensten aan ondernemers in andere EU-landen met btw verlegd, dan hoort daar een aparte icp-aangifte bij: een opgave van intracommunautaire prestaties per btw-nummer van je klant. De bedragen in je icp-aangifte moeten sluiten op de verlegde omzet in je btw-aangifte.

7. Controleer het saldo en dien in

Vergelijk het saldo met het vorige kwartaal voordat je verstuurt. Een afwijking van een factor twee heeft een verklaring — een grote investering, een uitzonderlijke maand — of het is een fout. Twijfel je, dan kijk je liever nu dan na een correctie.

• Is de omzet per tarief compleet?
• Staan er nog onverwerkte bonnen in je map?
• Sluit de verlegde omzet aan op de icp-aangifte?
• Is het saldo aannemelijk vergeleken met eerdere kwartalen?

8. Betaal op tijd

Indienen en betalen zijn twee handelingen met dezelfde deadline: de laatste dag van de maand na het kwartaal. Voor het derde kwartaal is dat 31 oktober. Betaal je later, dan gebruikt de Belastingdienst de datum waarop het geld binnen is, niet de datum waarop je overmaakt.

Wanneer moet je aangifte doen?

De meeste zzp'ers en kleine bedrijven doen kwartaalaangifte. De Belastingdienst bepaalt je aangiftetijdvak; maandelijks of jaarlijks komt ook voor. Je aangiftebrief vertelt welk tijdvak voor jou geldt.

De vier kwartaaldeadlines zijn 30 april, 31 juli, 31 oktober en 31 januari. Had je geen omzet, dan dien je alsnog in — een nihilaangifte met nullen. Niet indienen levert eerder problemen op dan een aangifte van nul.

Fout gemaakt? Zo herstel je het

Een klein verschil verwerk je in je volgende aangifte. Gaat het om een groter bedrag, dan dien je een suppletie btw in. Doe dat zodra je de fout ziet en niet pas bij de volgende ronde: hoe eerder je het meldt, hoe vriendelijker het verloopt.

Val je onder de kleineondernemersregeling, dan hoef je geen btw te rekenen en geen aangifte te doen, maar mag je ook geen voorbelasting aftrekken. Wat dat betekent, staat in de kleineondernemersregeling uitgelegd.

Hoe dit in InvoiceHippo werkt

InvoiceHippo berekent het btw-saldo per periode uit je facturen, kosten en bankmutaties, en toont de specificatie per tarief. Jij controleert die cijfers en keurt goed; daarna wordt de btw- en icp-aangifte digitaal aangeleverd bij de Belastingdienst. De verantwoordelijkheid voor de inhoud blijft bij jou.

Bekijk hoe het btw-overzicht eruitziet op de pagina over btw-aangifte, of lees wat je bij een digitale aanlevering zelf nog controleert.

Dit is algemene uitleg, geen fiscaal advies. Tarieven, termijnen en regelingen veranderen. Raadpleeg je boekhouder of de Belastingdienst voor je eigen situatie.