Wanneer word je btw-plichtig als zzp'er?

Je wordt btw-plichtig op het moment dat je als zzp'er ondernemersactiviteiten verricht die onder de btw vallen. Er is daarvoor geen minimumomzet. De kleineondernemersregeling kan je wel vrijstellen van het berekenen en afdragen van btw, zolang je onder de drempel blijft.

Dat je pas net begint, maakt niet uit. Zodra je tegen betaling iets levert of doet als ondernemer, val je in de meeste gevallen onder de btw. Je moet je dan aanmelden bij de Belastingdienst en een btw-nummer krijgen. Of je daarna ook daadwerkelijk btw op je facturen zet, hangt af van de KOR.

Wat betekent btw-plichtig?

Btw-plichtig betekent dat je onder de Wet op de omzetbelasting valt. Je krijgt een btw-nummer, je doet periodiek aangifte en je bent verantwoordelijk voor de btw die je van klanten ontvangt. Dat is niet hetzelfde als "ik moet btw berekenen". Je kunt btw-plichtig zijn en toch geen btw rekenen, bijvoorbeeld omdat je gebruikmaakt van de KOR of omdat je activiteit vrijgesteld is.

• Btw-plichtig: je valt onder de wet en hebt een btw-nummer.
• KOR: je hoeft geen btw te berekenen, maar bent formeel nog steeds btw-plichtig.
• Vrijgestelde activiteit: sommige beroepen, zoals in de zorg of het onderwijs, vallen buiten de btw.

Voor de meeste zzp'ers in diensten, advies, handel of productie geldt: je bent btw-plichtig vanaf de eerste euro. De vraag is niet óf je moet aanmelden, maar wélke regeling voor jou geldt.

Wanneer moet je je aanmelden?

Meld je aan voordat je je eerste factuur met btw verstuurt. In de praktijk gebeurt dat vaak automatisch: je schrijft je in bij de KvK, de KvK deelt je gegevens door met de Belastingdienst, en je ontvangt een brief met je btw-nummer. Heb je geen KvK-inschrijving nodig, of vraagt de Belastingdienst om extra informatie, dan dien je zelf een aanvraag in.

Het verschil tussen btw-plichtig en de KOR

De kleineondernemersregeling is een vrijstelling, geen uitzondering op de btw-plicht. Je blijft btw-plichtig, maar je hoeft geen btw te berekenen en af te dragen zolang je omzet onder de drempel blijft. In 2026 ligt die drempel op € 20.000,00 omzet exclusief btw per kalenderjaar.

Kies je voor de KOR, dan reken je geen btw bij je klanten en vraag je ook geen voorbelasting terug op je zakelijke kosten. Je betaalt dus meer aan kosten, omdat je de btw op die kosten niet terugkrijgt. Dat kan ongunstig uitpakken als je veel investeert. Reken het daarom altijd door voordat je je aanmeldt. De regels staan uitgelegd in de uitleg over de kleineondernemersregeling.

Rekenvoorbeeld: met en zonder KOR

Stel, je bent zzp'er in webdesign. In een kwartaal factureer je € 8.000,00 exclusief btw en heb je € 1.500,00 aan zakelijke kosten gemaakt, ook exclusief btw en tegen 21%.

Zonder KOR

1. Af te dragen btw: € 8.000,00 × 21% = € 1.680,00.
2. Voorbelasting: € 1.500,00 × 21% = € 315,00.
3. Te betalen: € 1.680,00 − € 315,00 = € 1.365,00.

Met KOR

Je rekent geen btw bij je klanten en vraagt ook geen € 315,00 terug. Je betaalt dus meer aan kosten, omdat je de btw op die kosten niet terugkrijgt. Of de KOR voordelig is, hangt af van je kostenpatroon en het soort klanten.

Hoe meld je je aan? Een stappenplan

1. Controleer je activiteit. De meeste diensten en producten zijn belast, maar sommige zijn vrijgesteld. Weet je het niet zeker, vraag het dan na bij de Belastingdienst.
2. Schrijf je in bij de KvK. Doe dit voordat je aan klanten factureert. De KvK deelt je gegevens door met de Belastingdienst.
3. Wacht op je btw-nummer. Je krijgt een brief met je omzetbelastingnummer en je btw-identificatienummer. Bewaar beide.
4. Bepaal of je de KOR gebruikt. Dit doe je via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Je kunt de keuze later wijzigen.
5. Zet je btw-nummer op je facturen. Samen met de andere verplichte gegevens. Wat er precies op moet, lees je in wat er verplicht op een factuur moet.
6. Doe op tijd aangifte. De meeste zzp'ers doen dat per kwartaal. Hoe dat werkt, staat in btw-aangifte stap voor stap.

Wat als je te laat begint met btw?

Je hebt een opdracht gedaan en pas achteraf ontdekt dat je btw-plichtig bent. Dan moet je de btw over die opdracht alsnog afdragen, ook als je hem niet bij je klant hebt gevraagd. De Belastingdienst kan daarnaast belastingrente en een verzuimboete opleggen.

Voorkomen is simpeler dan achteraf rechtzetten. Meld je aan zodra je serieus ondernemersactiviteiten gaat verrichten, ook als je nog maar een paar honderd euro omzet verwacht.

Factureren als btw-plichtige zzp'er

Zodra je een btw-nummer hebt, zet je dat nummer op elke factuur. Je vermeldt het btw-tarief per regel en het totaalbedrag inclusief en exclusief btw. In de factuurmodule van InvoiceHippo kun je per factuurregel een tarief kiezen en wordt het btw-bedrag automatisch berekend. Je blijft zelf verantwoordelijk voor de juistheid van de aangifte.

Doe je aangifte per kwartaal, dan is het handig om je omzet en kosten per tijdvak direct bij te houden. Zo weet je precies hoeveel btw je moet afdragen en hoeveel je terug kunt vragen.