ICP-aangifte: leveren binnen de EU zonder gedoe

Lever je aan een ondernemer in een ander EU-land, dan reken je 0% btw en verlegt de btw naar je klant. Die leveringen moet je apart opgeven: dat is de ICP-aangifte. Je doet hem naast je btw-aangifte, in dezelfde periode, en het totaal moet exact gelijk zijn aan rubriek 3b.

ICP staat voor intracommunautaire prestaties. Klinkt zwaarder dan het is: je geeft per klant door hoeveel je hem hebt geleverd en met welk btw-nummer. De Belastingdienst legt jouw opgave naast wat jouw klant in zijn eigen land aangeeft. Klopt dat niet met elkaar, dan krijgt een van jullie een vraag.

Wanneer je een ICP-aangifte moet doen

• Je levert goederen aan een ondernemer in een ander EU-land en de goederen gaan de grens over.
• Je levert diensten aan een ondernemer in een ander EU-land waarbij de btw naar hem wordt verlegd.
• Je klant heeft een geldig btw-identificatienummer en je hebt dat gecontroleerd. Hoe je dat btw-nummer checkt, lees je in btw-nummer controleren via VIES.

Geen van deze drie? Dan hoort de levering er niet in. Aan particulieren in de EU reken je gewoon btw, en klanten buiten de EU vallen buiten de ICP-opgave — daar geldt export, met een eigen bewijslast.

Van factuur naar aangifte: het rekenvoorbeeld

Stel, in het derde kwartaal factureer je drie klanten: een Belgisch bureau € 2.500,00 aan consultancy, een Duitse webshop € 1.500,00 aan ontwerpwerk, en een Nederlandse klant € 2.000,00. Dan ziet je aangifte er zo uit:

1. Nederlandse klant: € 2.000,00 met 21% btw, dus € 420,00 btw in rubriek 1a.
2. Belgische en Duitse klant: samen € 4.000,00 met 0% btw. Dat totaal vul je in bij rubriek 3b.
3. ICP-aangifte: twee regels. België, btw-nummer van het bureau, € 2.500,00 diensten. Duitsland, btw-nummer van de webshop, € 1.500,00 diensten.

€ 2.500,00 + € 1.500,00 = € 4.000,00, precies wat er in rubriek 3b staat. Die controle is het hele punt van de opgave.

Wat er op je factuur moet staan

• Jouw btw-nummer en het btw-identificatienummer van je klant.
• Het bedrag exclusief btw en 0% als btw-tarief.
• De vermelding btw verlegd — bij een buitenlandse klant meestal in het Engels als VAT reverse charged.
• Bij goederen: waaruit blijkt dat de goederen Nederland hebben verlaten, bijvoorbeeld een vrachtbrief.

Hoe je zo'n factuur netjes tweetalig opmaakt, met de juiste btw-regel eronder, staat in een factuur in het Engels maken. De overige verplichte velden vind je in wat er verplicht op een factuur moet.

Waar het in de praktijk misgaat

1. Het btw-nummer is niet gecontroleerd

Je 0%-tarief hangt aan een geldig btw-identificatienummer. Blijkt het nummer ongeldig of niet van je klant, dan kan de Belastingdienst de btw alsnog bij jou neerleggen — over een bedrag dat je nooit hebt gefactureerd. Controleer het nummer in het Europese VIES-systeem vóór de eerste factuur, bewaar de uitkomst en herhaal de controle bij een nieuwe opdracht na langere tijd.

2. Rubriek 3b en de ICP-opgave verschillen

Een creditfactuur, een korting of een factuur die net over de kwartaalgrens valt: dat zijn de klassiekers. Draai je iets terug, doe dat dan met een creditfactuur in dezelfde periode en pas beide opgaven aan. Het stappenplan voor de rest van je aangifte staat in btw-aangifte stap voor stap.

3. Goederen en diensten door elkaar

In de ICP-aangifte geef je per klant aan of het om goederen of om diensten gaat. Lever je beide aan dezelfde klant, dan splits je het bedrag. Zet dat onderscheid meteen goed in je administratie, dan hoef je het bij de aangifte niet te reconstrueren.

ICP-aangifte doen in vijf minuten

1. Controleer het btw-nummer van je klant en bewaar het bewijs.
2. Factureer met 0% btw en de vermelding btw verlegd.
3. Tel per klant de bedragen exclusief btw van de periode op.
4. Vul het totaal in bij rubriek 3b van je btw-aangifte.
5. Doe de ICP-aangifte: per klant land, btw-nummer en bedrag, gesplitst in goederen en diensten.

Het meeste werk zit in stap 3. Wie zijn EU-klanten als zodanig in de administratie heeft staan, heeft dat overzicht al: in InvoiceHippo markeer je een klant als EU-ondernemer met btw-nummer, waarna facturen automatisch op 0% met de juiste btw-vermelding staan en je per periode een overzicht per klant hebt om over te nemen in de aangifte. Je dient de opgave zelf in bij de Belastingdienst — de cijfers hoef je niet meer bij elkaar te zoeken.