Btw-nummer controleren: gratis via VIES

Een btw-nummer controleren duurt een halve minuut, maar de rekening van het niet doen kan in de duizenden lopen. Factureer je met 0% btw aan een ondernemer in een ander EU-land en blijkt het nummer ongeldig, dan komt de btw voor jouw rekening.

Twee nummers die op elkaar lijken

Als je je bij de Belastingdienst inschrijft voor de btw, krijg je twee nummers. Ze lijken op elkaar en dat zorgt voor de meeste fouten:

• Btw-identificatienummer — het nummer voor het zakelijke verkeer: op je facturen, je website en in de EU. Voor Nederlandse ondernemers de vorm NL123456789B01.
• Omzetbelastingnummer — het nummer dat je alleen gebruikt in je contact met de Belastingdienst, bijvoorbeeld bij je aangifte.

Zet dus nooit je omzetbelastingnummer op een factuur. Wat er wél op moet staan, lees je in wat er verplicht op een factuur moet.

Je eigen btw-nummer opzoeken

Je btw-identificatienummer staat in de brief waarmee de Belastingdienst het heeft toegekend, in Mijn Belastingdienst Zakelijk en op elke factuur die je eerder verstuurde. Er is geen openbaar register waarin je op bedrijfsnaam een btw-nummer opzoekt: je kunt een nummer alleen controleren als je het al hebt.

Het nummer van een EU-klant controleren

Voor klanten in andere EU-landen gebruik je VIES, de controledienst van de Europese Commissie. Daar vul je de landcode en het nummer in en zie je of het op dat moment geldig is voor transacties binnen de EU.

1. Vraag het volledige nummer op, inclusief landcode.
2. Vul het in zonder punten, spaties of streepjes.
3. Controleer of de uitkomst geldig is en of naam en plaats kloppen met de klant die je factureert.
4. Bewaar een schermafdruk of het referentienummer bij de klantgegevens.

Wat je met de uitkomst doet

Geldig nummer

Je factureert 0% btw en vermeldt op de factuur je eigen nummer, het nummer van je klant en dat de btw is verlegd. Die levering hoort daarna ook in je ICP-opgave naast de gewone btw-aangifte.

Ongeldig of onbekend nummer

Verstuur de factuur nog niet. Vraag je klant om het juiste nummer, of om te controleren of het nummer is ingetrokken. Kan de klant geen geldig nummer aanleveren, dan behandel je hem als particulier en breng je Nederlandse btw in rekening. Achteraf omzetten is rommelig: dan heb je een creditfactuur nodig en een nieuwe factuur.

Systeem tijdelijk niet beschikbaar

VIES bevraagt de administratie van het land zelf, dus soms is een land even onbereikbaar. Probeer het later opnieuw en factureer pas na een geslaagde controle.

Drie fouten die geld kosten

• Eenmalig checken bij een vaste klant. Een nummer kan worden ingetrokken bij een faillissement of herstructurering. Bij doorlopende samenwerking controleer je elk kwartaal opnieuw.
• Een nummer overnemen uit een e-mailondertekening. Typefouten en verouderde nummers komen daar vaak voor. Neem het over uit de VIES-uitkomst.
• Verlegging niet op de factuur zetten. Zonder de vermelding dat de btw is verlegd is de factuur niet compleet, ook als het nummer klopt.

Zo houd je het bij in je administratie

Leg het btw-nummer één keer vast bij de klant, met de datum van je laatste controle. Dan staat het automatisch op elke volgende factuur en zie je in één oogopslag welke klanten je opnieuw moet checken. In de factuurmodule van InvoiceHippo hoort het btw-nummer bij de klantgegevens en komt het mee op de factuur, inclusief de vermelding bij verlegde btw. Wat er daarna in je aangifte terechtkomt, staat in de uitleg over omzetbelasting.