Btw-aangifte doen, stap voor stap.
Je btw-aangifte is het optellen van twee dingen: de btw die je klanten hebben betaald en de btw die jij zelf hebt betaald op zakelijke kosten. Het verschil draag je af of krijg je terug. Hieronder staat welke bedragen waar horen, wanneer de aangifte binnen moet zijn en wat je doet als er iets fout gaat.
De meeste ondernemers doen aangifte per kwartaal. Je hebt dan tot en met de laatste dag van de maand ná dat kwartaal om zowel de aangifte in te dienen als het bedrag te betalen. Beide moeten op tijd: een aangifte zonder betaling levert alsnog een verzuimboete op.
Betaal je te laat, dan rekent de Belastingdienst een verzuimboete van 3% van het openstaande bedrag, met een minimum van € 50. Dien je te laat in, dan komt daar een aparte boete bij. In beide gevallen loopt ook de belastingrente door.
↳Geen permanent gratis pakket — wél 30 dagen proberen.
De zes stappen van een btw-aangifte
Volg ze in deze volgorde. Wie begint met invullen en pas daarna zijn administratie afsluit, moet vaak halverwege terug.
- Stap 01
Sluit je periode af
Controleer of alle verkoopfacturen van het kwartaal erin staan en of je bonnetjes en inkoopfacturen verwerkt zijn. Wat je later toevoegt, hoort in een suppletie.
- Stap 02
Tel je omzet per btw-tarief op
21%, 9%, 0% en verlegde btw gaan elk naar een eigen rubriek. Verkoop je aan particulieren in een ander EU-land, dan geldt daar een aparte regel voor.
- Stap 03
Bepaal je voorbelasting
De btw op zakelijke kosten mag je aftrekken, mits je een factuur hebt die aan de eisen voldoet. Bij gemengd gebruik (auto, telefoon) trek je alleen het zakelijke deel af.
- Stap 04
Controleer de bijzondere rubrieken
Intracommunautaire verwervingen, invoer, verlegging en de margeregeling hebben een eigen rubriek. Sla die niet over als ze op jou van toepassing zijn.
- Stap 05
Reken het saldo uit
Btw over je omzet min voorbelasting. Positief: dat bedraag draag je af. Negatief: dat bedrag krijg je terug.
- Stap 06
Dien in en betaal
Lever de aangifte digitaal aan en zorg dat de betaling op de uiterste datum bij de Belastingdienst staat. Bewaar de aangifte en de onderbouwing bij je administratie.
Wanneer je btw-aangifte binnen moet zijn
Bij een kwartaalaangifte gelden deze uiterste datums voor indienen én betalen.
| Periode | Uiterste datum |
|---|---|
| 1e kwartaal (jan–mrt) | 30 april |
| 2e kwartaal (apr–jun) | 31 juli |
| 3e kwartaal (jul–sep) | 31 oktober |
| 4e kwartaal (okt–dec) | 31 januari |
Doe je maandaangifte, dan geldt de laatste dag van de volgende maand. Bij een jaaraangifte is dat 31 maart van het volgende jaar. Bron: de btw-aangiftetermijnen van de Belastingdienst. Bekijk de termijnen bij de Belastingdienst (geraadpleegd 8 september 2026).
Wat aangiftesoftware voor je overneemt
Niet de aangifte zelf — die blijft jouw verantwoordelijkheid. Wel het optellen, het sorteren per rubriek en het terugvinden van de boeking achter een bedrag.
InvoiceHippo zet je omzet en voorbelasting per btw-tarief klaar in de rubrieken van het aangifteformulier. Klik je op een rubriek, dan zie je welke facturen en kosten dat bedrag vormen — dus je controleert in plaats van dat je vertrouwt. Verlegde btw, intracommunautaire leveringen en de kleineondernemersregeling hebben elk hun eigen plek.
Sluit je een kwartaal af, dan blokkeer je de periode zodat er geen facturen met terugwerkende kracht in schuiven. Correcties uit een eerdere periode komen apart in beeld, zodat je weet wat er in een suppletie hoort. Aanleveren gebeurt digitaal; jij keurt goed voordat er iets de deur uit gaat.
De functies staan op de btw-pagina. Werk je met meerdere mensen in dezelfde administratie, kijk dan bij administratie voor het mkb.
↳Geen permanent gratis pakket — wél 30 dagen proberen.