Factuur niet betaald? Dit doe je stap voor stap

Is je factuur niet betaald, controleer dan eerst of de betaling echt ontbreekt en of de factuur goed is aangekomen. Neem daarna persoonlijk contact op, stuur een schriftelijke herinnering met een nieuwe datum en leg iedere afspraak vast. Ga pas naar incasso als die stappen niets opleveren.

Niet iedere te late betaling is onwil. Een factuur kan in een spammap staan, bij de verkeerde afdeling zijn beland of wachten op een intern akkoord. Snel opvolgen geeft je eerder duidelijkheid en houdt het gesprek zakelijk.

Stap 1: controleer de factuur en je bank

Kijk vóór je belt naar vier dingen: de afgesproken vervaldatum, je bankmutaties, het gebruikte e-mailadres en de gegevens op de factuur. Controleer ook of de klant een inkoopnummer of ander kenmerk had gevraagd. Zonder zo'n kenmerk kan een boekhouding de factuur tegenhouden, ook als het werk gewoon is goedgekeurd.

• Is de vervaldatum echt voorbij?
• Staat de betaling onder een andere handelsnaam op je rekening?
• Zijn bedrag, tenaamstelling en bankrekening juist?
• Heb je bewijs dat de factuur is verstuurd?

Ontdek je een fout in een verstuurde factuur, overschrijf die dan niet. Lees eerst hoe je een fout herstelt met een creditfactuur. De vereiste gegevens vind je in het artikel over een correcte voorbeeldfactuur.

Stap 2: bel eerst, schrijf daarna

Bel de contactpersoon en vraag rechtstreeks of de factuur is ontvangen, wanneer de betaling wordt klaargezet en of er een bezwaar is. Vermijd een verwijtende opening. Je doel is een concrete betaaldatum, niet een discussie over wie er te laat is.

Bevestig de uitkomst dezelfde dag per e-mail. Noteer wie je sprak, wat de reden was en welke betaaldatum is afgesproken. Een losse belofte als “we pakken hem deze week op” is te vaag. Vraag om een datum.

Stap 3: stuur een betalingsherinnering

Komt er geen betaling, stuur dan een korte herinnering. Zet de originele factuur opnieuw als bijlage bij de mail. Zo hoeft de klant niet in een oude berichtenreeks te zoeken.

1. Noem het factuurnummer, de factuurdatum en de vervaldatum.
2. Zet het openstaande bedrag duidelijk in de tekst.
3. Geef een nieuwe, concrete betaaldatum.
4. Vermeld je rekeningnummer en het gewenste betalingskenmerk.
5. Vraag om direct contact als de klant de factuur betwist.

Stap 4: maak een betalingsregeling concreet

Kan een klant nu niet alles betalen, dan kan een regeling meer opleveren dan direct escaleren. Spreek niet alleen een maandbedrag af, maar leg de volledige reeks vast. Bij een schuld van € 1.200 kan dat bijvoorbeeld drie termijnen van € 400 zijn op 1 oktober, 1 november en 1 december.

Bevestig ook wat er gebeurt als een termijn uitblijft. Laat de originele factuur openstaan en boek iedere deelbetaling erop af. Maak geen nieuwe facturen voor de termijnen; daarmee vertroebel je de oorspronkelijke vordering en de betaalhistorie.

Stap 5: kies de juiste aanmaning

Je klant is consument

Bij een consument stuur je eerst een correcte 14-dagenbrief voordat je wettelijke incassokosten rekent. De brief noemt de hoofdsom, geeft de klant na ontvangst nog minimaal veertien dagen om zonder incassokosten te betalen en vermeldt welk bedrag aan incassokosten daarna volgt. De formulering en termijn moeten kloppen; een gewone herinnering is niet automatisch een geldige 14-dagenbrief.

Je klant is een bedrijf

Bij een zakelijke klant gelden de overeenkomst, je algemene voorwaarden en de regels voor handelstransacties. Rente en incassokosten kunnen na de vervaldatum verschuldigd zijn. Stuur toch eerst een duidelijke laatste aanmaning. Daarin zet je de hoofdsom, de uiterste betaaldatum en de vervolgstap als betaling uitblijft.

Stap 6: incasso, procedure of afboeken

Reageert de klant nergens op, weeg dan drie zaken af: de hoogte van de vordering, de kwaliteit van je bewijs en de kans dat de klant kan betalen. Voor € 150 kan een lange procedure meer aandacht kosten dan de vordering waard is. Bij € 8.000 en een ondertekende opdracht ligt die afweging anders.

Verzamel vóór overdracht de offerte of opdrachtbevestiging, de factuur, bewijs van levering, herinneringen en gespreksnotities. Is er een inhoudelijk geschil over je werk, behandel dat dan eerst. Een incassopartij kan een onduidelijke afspraak niet achteraf duidelijk maken.

Wat gebeurt er met de btw?

Heb je de btw al aangegeven terwijl de klant niet betaalt, dan blijft de factuur eerst een openstaande vordering. Zodra vaststaat dat zij oninbaar is, kun je de eerder afgedragen btw terugvragen. Voor de btw geldt de vordering uiterlijk één jaar na het verstrijken van de afgesproken betaaltermijn als oninbaar. Verwerk de teruggaaf in het juiste aangiftetijdvak en bewaar je onderbouwing.

Ontvang je later alsnog een deel, dan moet je de btw over dat ontvangen deel weer verwerken. Lees voor de rest van je aangifteproces het stappenplan voor je btw-aangifte. Dit is algemene uitleg, geen fiscaal of juridisch advies. Raadpleeg je boekhouder, jurist of de Belastingdienst voor je eigen situatie.

Voorkom dat opvolging tussen wal en schip valt

Zet voor iedere factuur een vervaldatum en controleer openstaande posten op een vaste dag in de week. In InvoiceHippo zie je welke facturen openstaan en welke vervallen zijn. Zo hoef je niet per klant in je bankrekening en verzonden e-mail te zoeken voordat je contact opneemt.